Stan na dzień: 11.04.2025 r.

Ogólne Warunki Handlowe firmy Vogel Event Solutions GmbH dla reklamodawców, wystawców i sponsorów

 

Część A. Ogólne warunki dla wszystkich rodzajów zleceń

 

1. Zakres zastosowania OWH

1.1. Niniejsze Ogólne Warunki Handlowe („OWH”) mają zastosowanie do wszystkich oświadczeń woli, umów i czynności prawnych lub czynności zbliżonych charakterem do czynności prawnej dokonywanych przez firmę Vogel Event Solutions GmbH, Max-Planck-Straße 7/9, 97082 Würzburg (zwanej dalej „VES”) z jej zleceniodawcami i klientami (zwanymi dalej „ZD”), w szczególności w ramach zleceń dla reklamodawów oraz zleceń dla wystawców i sponsorów (dalej „Zlecenie”); działy Reklamodawcy oraz Wystawcy i Sponsorzy zwane są dalej również „Dział Sprzedaży”).

Część A niniejszych OWH zawiera ogólne zasady i warunki, które mają zastosowanie również do szczególnych zasad i warunków dla wystawców i sponsorów w części B oraz dla organizatorów w części C. Szczególne warunki określone w częściach B i C obowiązują niezależnie od siebie.

1.2. Niniejsze OWH mają zastosowanie wyłącznie w stosunku do przedsiębiorców w rozumieniu § 14 ust. 1 niemieckiego kodeksu cywilnego BGB.

1.3. ZD to każda osoba prawna, fizyczna lub spółka osobowa posiadająca zdolność prawną, która wysyła do VES zapytanie, zleca wykonanie świadczeń przez VES lub działa na rzecz VES w jakikolwiek inny sposób.

1.4. Warunki handlowe ZD, które odbiegają od niniejszych OWH lub są z nimi sprzeczne, mają zastosowanie tylko wtedy, gdy zostały uznane przez VES na piśmie. Powyższe ma zastosowanie również w przypadku, gdy VES mając wiedzę o takich warunkach handlowych, wykonuje świadczenia bez zastrzeżeń.

1.5. VES może zmienić niniejsze OWH z ważnych powodów, przy czym prawo do zmiany nie ma zastosowania do istotnych zobowiązań umownych. Zmiany będą przekazywane ZD na piśmie lub drogą elektroniczną. ZD wnieść sprzeciw wobec zaktualizowanej wersji w ciągu dwóch (2) tygodni od otrzymania powiadomienia. Kontynuowanie stosunku umownego bez wniesienia sprzeciwu po otrzymaniu powiadomienia zostanie uznane za akceptację zmian. Nieuzasadniony sprzeciw wobec OWH może w indywidualnych przypadkach stanowić podstawę do nadzwyczajnego rozwiązania umowy.

1.6. Niniejsze OWH mają zastosowanie w aktualnej wersji obowiązującej w momencie zawarcia czynności prawnej lub istnienia stosunku zbliżonego charakterem do czynności prawnej. O ile nie uzgodniono inaczej, mają one również zastosowanie do wszystkich

przyszłych czynności prawnych lub stosunków zbliżonych charakterem do czynności prawnej, nawet jeśli nie zostały one ponownie wyraźnie uzgodnione. Aktualną wersję niniejszych OWH można znaleźć pod adresem URL: https://legal.vogel.de/legal-cockpit/ves/agb/.

2. Zawarcie umowy

Oferty przedstawione przez VES stanowią żądanie wobec ZD do złożenia z jego strony oferty w celu finalizacji zlecenia. Umowa między stronami zostaje zawarta w momencie, gdy ZD złoży VES wiążącą ofertę zawarcia umowy co najmniej w formie tekstowej, a oświadczenie VES o przyjęciu oferowanego świadczenia jako wiążącego, na warunkach zawartych w ofercie oraz z zastosowaniem niniejszych Ogólnych Warunków Handlowych, zostanie doręczone ZD.

3. Stosunki wynikające z umowy i treść umowy

3.1. VES jest agencją eventową oferującą dostosowane do potrzeb klienta rozwiązania w zakresie wydarzeń B2B realizowanych online i offline, dysponującą własnymi lokalizacjami eventowymi w Würzburgu.

3.2. ZD może zlecić VES planowanie, organizację i koordynację wydarzeń (online i offline) oraz powiązanych z tym usług. W tym celu ZD udostępnia VES wszystkie niezbędne informacje. Ponadto zarówno ZD, jak i VES wyznaczają po jednej osobie do kontaktu, która będzie pełnić funkcję łącznika między stronami.

3.3. ZD może również jako wystawca lub sponsor, zamawiać u VES usługi i treści wchodzące w skład odpowiednich pakietów usług eventowych na jedno lub więcej wydarzeń, w szczególności zlecać VES udostępnienie powierzchni wystawienniczych (w przypadku wydarzeń stacjonarnych lub hybrydowych) albo wirtualnych powierzchni prezentacyjnych i działań cyfrowych na danej internetowej platformie eventowej (w przypadku wydarzeń hybrydowych lub wirtualnych). ZD nie przysługuje roszczenie o dopuszczenie do udziału w wydarzeniu.

3.4. Usługi świadczone przez VES zgodnie z punktami 3.2. i 3.3. zwane są dalej jednolicie „Przedmiotem świadczenia” . VES nie ręczy za osiągnięcie jakiegokolwiek konkretnego sukcesu ekonomicznego.

3.5. Szczegóły dotyczące wydarzenia (data, miejsce, przebieg, szczegóły techniczne itd.) strony określają w sposób wiążący w zleceniu, co najmniej w formie tekstowej. Obowiązki i zakres świadczeń VES wynikają również ze zlecenia i jego załączników. VES nie jest zobowiązana do sprawdzania zgodności działań reklamowych z obowiązującym prawem (w szczególności z przepisami prawa konkurencji, prawa ochrony oznaczeń, prawa żywnościowego i farmaceutycznego), o ile nie zostało to wyraźnie uzgodnione na piśmie w inny sposób.

3.6. VES jest uprawniona według własnego uznania do samodzielnego świadczenia usług, do posługiwania się w celu realizacji usług umownych wykwalifikowanymi osobami trzecimi i/lub do powierzenia wykonania usług zastępcom (zwanych dalej „usługami zewnętrznymi”). Zlecanie usług osobom trzecim w ramach usługi zewnętrznej jest realizowane przez VES, która obciąża ZD związanymi z tym kosztami.

3.7. O ile nie uzgodniono inaczej, faktury są płatne bez potrąceń w ciągu trzydziestu (30) dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury. Koszty podróży poniesione przez VES w związku ze świadczeniem usług zostaną zwrócone przez ZD. Koszty podróży obejmują w szczególności koszty transportu (samolot, taksówka, wynajęty samochód lub pociąg) i zakwaterowania. W przypadku lotów koszty podlegają zwrotowi tylko w przypadku klasy ekonomicznej, w przypadku podróży pociągiem tylko w przypadku drugiej klasy, a w przypadku zakwaterowania tylko w hotelu czterogwiazdkowym.

3.8. Postanowienia umowne pomiędzy stronami obowiązują w następującej kolejności:

• zlecenie wraz z ewentualnymi załącznikami,
• niniejsze OWH, w aktualnej wersji,
• przepisy prawne.

W przypadku jakichkolwiek sprzeczności mają zastosowanie podstawy umowne w wymienionej kolejności.

4. Rękojmia

Jeżeli usługi świadczone przez VES mają charakter umowy o dzieło, zastosowanie mają następujące postanowienia:

4.1. ZD musi niezwłocznie powiadomić VES na piśmie o wszelkich wadach usługi. O ile usunięcie wad jest możliwe i wykonalne przy dołożeniu należytych starań, VES ma prawo do usunięcia wad, za które ponosi odpowiedzialność.

4.2. Uznaje się, że wada istnieje tylko wtedy, gdy przedmiot świadczenia nie ma jakości uzgodnionej w umowie lub nie nadaje się do użytku określonego w umowie. Nieznaczne odchylenia nie stanowią wady.

4.3. W przypadku odmowy, niemożności, niepowodzenia lub nadmiernej zwłoki w naprawie ZD może, według własnego uznania, zażądać unieważnienia umowy lub obniżenia płatności.

4.4. Roszczenia ZD z tytułu rękojmi wygasają w okresie sześciu (6) miesięcy po odbiorze odpowiednich świadczeń.

4.5. Prawo ZD do samodzielnego usunięcia wady jest wyłączone.

4.6. VES ponosi odpowiedzialność za szkody następcze wyłącznie zgodnie z postanowieniami dotyczącymi odpowiedzialności określonymi w niniejszych OWH. Wyłączenie odpowiedzialności nie ma jednak zastosowania, jeżeli została udzielona gwarancja właściwości, która obejmuje powstałą szkodę następczą z tytułu wady, a szkoda ta wynika z braku tej właściwości.

5. Odpowiedzialność

5.1. O ile pozostałe postanowienia nie stanowią inaczej, VES ponosi wobec ZD odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu naruszenia zobowiązań umownych lub pozaumownych wyłącznie w przypadku umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa.

5.2 VES ponosi odpowiedzialność za drobne zaniedbanie wyłącznie w przypadku naruszenia istotnego zobowiązania umownego (zobowiązania kardynalnego), przy czym

odpowiedzialność jest ograniczona do przewidywalnej szkody typowej dla umowy. Obowiązki kardynalne to takie obowiązki, których wypełnienie warunkuje prawidłową realizację niniejszej umowy i na których spełnienie druga strona umowy może z reguły polegać.

5.3. W przypadku nietypowych i nieprzewidywalnych szkód pośrednich odpowiedzialność jest ograniczona do sumy opłat umownych, które ZD zapłacił na rzecz VES za okres dwóch (2) lat przed wystąpieniem zdarzenia powodującego szkodę w ramach konkretnego stosunku umownego. W przypadku szkód następczych i utraty zysku odpowiedzialność jest ograniczona do przewidywalnej szkody typowej dla umowy.

5.4. Ograniczenia odpowiedzialności dotyczą również przedstawicieli ustawowych, kadry kierowniczej i zastępców VES.

5.5. Ograniczenia określone w punktach od 5.1. do 5.4. nie mają zastosowania do odpowiedzialności za uszkodzenie ciała lub zdrowia.

5.6. VES nie ponosi odpowiedzialności za zawarte w przedmiocie świadczenia informacje dotyczące produktów ZD ani za możliwość objęcia ochroną na podstawie prawa autorskiego, prawa wzorów, znaków towarowych lub oznaczeń przedstawionych w ramach zlecenia pomysłów, propozycji, koncepcji, projektów itp.

6. Poufność i ochrona danych

6.1. Strony będą traktować jako poufne wszystkie dokumenty, informacje i dane, które otrzymają w celu realizacji stosunku umownego i które zostaną im oznaczone jako poufne, i będą je wykorzystywać wyłącznie w celu realizacji danego zlecenia. W szczególności za poufne uznaje się zlecenia zawarte między stronami. Strony nałożą odpowiedni obowiązek na swoich pracowników biorących udział w realizacji zlecenia oraz zaangażowane osoby trzecie, w szczególności podwykonawców. Zobowiązania te pozostają w mocy także po zakończeniu danego zlecenia, niezależnie od przyczyny, przez kolejne dwa (2) lata, licząc od zakończenia umowy.

VES będzie traktować przekazane dane poufnie zgodnie z aktualnymi standardami technicznymi; jednakże ze względu na elektroniczną transmisję danych VES nie może zagwarantować 100 % poufności.

6.2. VES oświadcza, że jej pracownicy i zastępcy zostali zobowiązani do zachowania ścisłej poufności i przestrzegania ochrony danych oraz że VES podjęła wszelkie niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia zgodności z przepisami obowiązującego prawa o ochronie danych. W zakresie, w jakim przedmiot świadczenia wymaga z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych zawarcia umowy o przetwarzaniu danych, możliwe jest wystąpienie z wnioskiem o jej zawarcie.

7. Cesja i potrącenie

ZD może przenieść prawa i obowiązki wynikające z niniejszej umowy wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą VES. ZD może dokonać potrącenia wobec wierzytelności VES wyłącznie z roszczeniami, które są bezsporne lub prawomocnie stwierdzone.

8. Siła wyższa lub inne zdarzenia

Siła wyższa lub inne nieprzewidywalne, nieuniknione lub niemożliwe do uniknięcia zdarzenia, za które VES nie ponosi odpowiedzialności, które znacznie utrudniają lub tymczasowo uniemożliwiają świadczenie usług umownych, w tym pandemie, strajki, lokauty i zarządzenia urzędowe, uprawniają VES do odroczenia realizacji usług o czas trwania przeszkody plus adekwatny czas przygotowania. VES niezwłocznie poinformuje ZD o wystąpieniu takich przeszkód w realizacji umowy. Jeśli opóźnienia wynikające ze zdarzenia, o którym mowa w powyższym zdaniu 1, przekroczą okres sześciu (6) tygodni i jeśli dostosowanie umowy nie jest możliwe lub akceptowalne dla obu stron, obie strony zostaną zwolnione ze swoich zobowiązań uzgodnionych do realizacji zlecenia. Usługi zrealizowane przez VES podlegają wynagrodzeniu przez ZD proporcjonalnie do ich zakresu. Roszczenia odszkodowawcze są w takim przypadku wykluczone.

9. Forma

Wymóg formy tekstowej ma zastosowanie do wszystkich porozumień między VES a ZD, o ile w danym zleceniu lub niniejszych OWH nie określono inaczej.

10. Eksploracja danych

VES wyraźnie zastrzega sobie prawo do wykorzystywania swoich treści do komercyjnej eksploracji tekstów i danych w rozumieniu § 44b niemieckiej ustawy o prawie autorskim (UrhG).

11. Autopromocja

VES i jej spółki stowarzyszone w rozumieniu § 15 niemieckiej ustawy o spółkach akcyjnych (AktG) mogą bezpłatnie wykorzystywać wyniki pracy lub fragmenty zleceń, a także nazwę i markę ZD do celów autopromocji, w szczególności do celów marketingu referencyjnego, nawet po zakończeniu okresu obowiązywania umowy.

12. Miejsce wykonania, miejsce jurysdykcji i klauzula salwatoryjna

12.1. Miejscem wykonania jest Würzburg.

12.2. Miejscem jurysdykcji dla wszystkich sporów prawnych powstałych pomiędzy VES i ZD jest Würzburg.

12.3. Zastosowanie ma wyłącznie prawo Republiki Federalnej Niemiec, z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.

12.4. Jeżeli jedno lub kilka postanowień niniejszych OWH jest lub stanie się nieważne lub bezskuteczne, nie będzie to miało wpływu na ważność pozostałych postanowień niniejszych OWH i ważność pozostałej części zlecenia. Powyższe stosuje się odpowiednio do sytuacji wypełnienia luki w umowie.

Część B. Szczególne warunki dla wystawców i sponsorów

Niniejsze szczególne warunki stosuje się uzupełniająco do postanowień części A w odniesieniu do zleceń ZD, który powierza VES realizację wydarzeń stacjonarnych oraz hybrydowych poprzez udostępnienie powierzchni eventowej, a w przypadku wydarzeń hybrydowych i wirtualnych – ewentualnie dodatkowo – poprzez zapewnienie wirtualnych możliwości prezentacyjnych oraz dostępu do internetowej platformy eventowej na potrzeby działalności wystawienniczej i sponsorskiej zgodnie z wybranym przez niego pakietem usług eventowych.

13. Uczestnictwo

13.1. Przyznanie ZD przez VES dostępu do powierzchni wystawienniczej lub do strefy online w ramach danego wydarzenia dotyczy wyłącznie zarejestrowanego ZD oraz zatwierdzonych w potwierdzeniu przez VES eksponatów, usług i materiałów prezentacyjnych, zgodnie z ustaleniami wynikającymi z zamówionego przez ZD pakietu usług eventowych.

13.2. Dopuszczenie może zostać cofnięte przez VES, jeśli zostało udzielone na podstawie nieprawdziwych lub niekompletnych informacji lub jeśli warunki dopuszczenia przestaną mieć zastosowanie. ZD nie przysługuje prawo do udziału.

14. Specjalne warunki ramowe dla wydarzeń stacjonarnych, w przypadku wydarzeń hybrydowych dla części stacjonarnej

14.1 Przydział miejsc

14.1.1. VES zapewnia powierzchnię wystawienniczą w zarejestrowanym obszarze oferty zgodnie ze specyfikacją zamówionego pakietu usług eventowych oraz na warunkach określonych w niniejszej części B. W przypadku wydarzeń hybrydowych VES zapewnia ZD dodatkowo dostęp do internetowej platformy eventowej zgodnie z zamówionym pakietem usług eventowych i na warunkach przewidzianych dla wydarzeń wirtualnych (punkt 15).

14.1.2. Szczególne życzenia ZD (np. lokalizacja stoiska, sąsiedztwo, aranżacja stoiska, wyłączenie konkurencji itp.) będą wiążące tylko wtedy, gdy zostaną wyraźnie potwierdzone w decyzji o dopuszczeniu wydanej przez VES.

14.1.3. W przypadku wystąpienia uzasadnionych przyczyn technicznych lub organizacyjnych VES ma prawo przydzielić ZD inną lokalizację stoiska niż pierwotnie przewidziana, zmienić jego powierzchnię, a także przenieść, zamknąć lub zmodyfikować wejścia i wyjścia na teren wystawy – o ile zmiany te są możliwe do przyjęcia przez ZD.

14.1.4. Bez uprzedniej zgody VES przenoszenie praw wynikających z umowy udostępnienia na inne osoby, w całości lub częściowo, nie jest dopuszczalne. To samo dotyczy dalszego udostępnienia przydzielonej zarejestrowanemu ZD powierzchni wystawienniczej innym osobom, w całości lub częściowo.

14.2. Usługi techniczne, usługi

14.2.1. VES zapewnia ogólne ogrzewanie, sprzątanie i oświetlenie hali wystawowej.

14.2.2. Instalacje przyłączy do mediów (dostawa i odprowadzenie) mogą być zamawiane wyłącznie za pośrednictwem VES lub wyznaczonego przez VES usługodawcy.

14.2.3. Koszty instalacji i zużycia wody, przyłączy elektrycznych i telekomunikacyjnych dla poszczególnych stoisk, a także wszelkie inne usługi będą naliczane ZD oddzielnie.

14.2.4. Podstawę umowy dotyczącej udziału klientów w wydarzeniach stanowią, poza niniejszymi Ogólnymi Warunkami Handlowymi, regulamin operatora danej lokalizacji wydarzenia oraz pozostałe przepisy organizacyjne, techniczne i inne, które zostaną przekazane ZD przed rozpoczęciem wydarzenia.

14.3. Sprzątanie, usuwanie odpadów

VES odpowiada za utrzymanie czystości na terenie wydarzenia, w halach oraz w ciągach komunikacyjnych. Za sprzątanie przydzielonej powierzchni wystawienniczej oraz usuwanie odpadów odpowiada ZD. Sprzątanie musi być zakończone codziennie przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeżeli sprzątanie i usuwanie odpadów nie zostaną należycie wykonane, VES może – po wyznaczeniu odpowiedniego terminu – zlecić ich realizację wyspecjalizowanej firmie na koszt ZD.

14.4. Ochrona mienia

ZD jest zobowiązany samodzielnie zadbać o ochronę swojego mienia. VES nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie mienia ZD, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie lub na skutek rażącego niedbalstwa ze strony VES.

14.5. Obsługa i zwrot stoisk targowych

14.5.1. Stoisko musi być zgodne z obowiązującymi przepisami technicznymi oraz wymaganiami prawnymi. W razie potrzeby ZD jest zobowiązany, na własny koszt, uzyskać wszelkie niezbędne pozwolenia urzędowe oraz spełnić wymagania w zakresie budowy i obsługi. W przypadku naruszenia tych obowiązków VES ma prawo zlecić wprowadzenie zmian na koszt ZD, a w razie konieczności zakazać korzystania ze stoiska.

14.5.2. ZD ponosi wyłączną odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa ruchu na swoim stoisku, w tym na wszystkich prowadzących do niego dojściach.

14.5.3. Stoisko musi być dostępne dla odwiedzających przez cały czas otwarcia wydarzenia. Jeżeli stoisko nie jest użytkowane zgodnie z postanowieniami umowy, VES może usunąć stoisko na koszt ZD i przydzielić powierzchnię wystawienniczą innemu podmiotowi. ZD nie przysługuje w takim przypadku zwrot opłat za stoisko, chyba że wykaże, że VES uzyskała dochód z tytułu ponownego przydzielenia tej powierzchni.

14.5.4. Budowa i demontaż stoiska muszą zostać zakończone w wyznaczonych terminach. Jeżeli mogłoby to zakłócić przebieg wydarzenia, prowadzenie prac montażowych lub demontażowych bądź dokonywanie innych zmian jest niedozwolone. W przypadku niedotrzymania terminów montażu lub demontażu, ZD jest zobowiązany niezależnie od winy do zapłaty zryczałtowanego odszkodowania w wysokości 25 % ceny najmu stoiska plus VAT, oprócz należnej opłaty za stoisko. Dotyczy to w szczególności przypadków rozpoczęcia demontażu przed oficjalnym terminem rozpoczęcia demontażu w ostatnim dniu wydarzenia.

14.5.5. Po zakończeniu wydarzenia powierzchnia musi zostać zwrócona w stanie odpowiadającym stanowi w chwili jej przekazania ZD. Usunięcie uszkodzeń lub zanieczyszczeń spowodowanych przez ZD może zostać przeprowadzone na jego koszt bez konieczności uprzedniego wyznaczenia terminu do ich usunięcia.

15. Usługi online dla wydarzeń hybrydowych i wirtualnych

15.1. Dostęp do internetowej platformy eventowej, wymagania systemowe

15.1.1. Przedmiotem zamówień usług w związku z wydarzeniami wirtualnymi lub wirtualną częścią wydarzeń hybrydowych jest z reguły zapewnienie dostępu do platformy eventowej, a także korzystanie z funkcji platformy eventowej oraz, w stosownych przypadkach, zapewnienie przestrzeni dyskowej dla danych udostępnianych przez ZD na platformie w uzgodnionym zakresie.

15.1.2. VES nie dostarcza ZD oprogramowania umożliwiającego dostęp. Dostęp odbywa się zazwyczaj za pośrednictwem przeglądarki kompatybilnej z platformą eventową i spełniającą wymagania systemowe VES. O ile nie określono inaczej w opisie usługi danego pakietu usług eventowych, są to następujące wymagania:

• standardowe łącze internetowe szerokopasmowe;
• przeglądarka internetowa zgodna z aktualnym stanem techniki;
• przy aktywnym udziale: słuchawki, mikrofon i kamera internetowa;
• przy udziale pasywnym: głośniki i słuchawki.

Maksymalna liczba uczestników seminariów wirtualnych wynosi pięćset (500) osób. W indywidualnych przypadkach strony mogą uzgodnić większą liczbę uczestników.

15.1.3. Wymagania systemowe są częścią umowy. ZD musi sprawdzić w odpowiednim czasie przed wzięciem udziału w wydarzeniu wirtualnym lub hybrydowym, czy jest możliwe nawiązanie połączenia z platformą eventową i, w razie potrzeby, jest zobowiązany usunąć w odpowiednim czasie wszelkie istniejące usterki techniczne, za które jest odpowiedzialny. Jeśli nawiązanie połączenia technicznego z platformą eventową nie jest możliwe, należy w odpowiednim czasie zawiadomić o tym VES.

15.1.4. Do obowiązków VES nie należy udostępnienie ZD przeglądarki i/lub zapewnienie jej działania.

15.1.5. ZD podejmie niezbędne środki ostrożności, aby uniemożliwić osobom nieupoważnionym dostęp do platformy eventowej.

15.2. Dostępność platformy eventowej, dodatkowy zakres usług (Service Level)

15.2.1. VES gwarantuje dostęp do platformy eventowej, w tym dostęp i osiągalność dla ZD, co jest niezbędne do pomyślnej realizacji danego wydarzenia.

15.2.2. VES nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia, przerwy lub awarie na platformie eventowej, które

a. nie powstały z winy VES, w szczególności za zakłócenia, które wynikają z awarii i/lub nieprawidłowego działania systemów technicznych i/lub elementów sieci niezależnych od VES; obejmuje to

• awarie spowodowane cyberatakami. Nie dotyczy to sytuacji, gdy VES jest zobowiązana do korzystania z programów antywirusowych, które w momencie cyberataku nie spełniały standardów technicznych.
• Awarie spowodowane niewłaściwym użytkowaniem oprogramowania lub sprzętu przez ZD.

b. Niezbędne prace konserwacyjne uzgodnione z ZD lub nieprzewidziane, konieczne prace konserwacyjne, za które VES nie ponosi odpowiedzialności, lub uzgodnione obejścia (np. użycie innej platformy eventowej jako alternatywy).

15.2.3. ZD jest zobowiązany do niezwłocznego zgłaszania dostrzeżonych przez siebie zakłóceń, ograniczeń dostępności lub przerw w dostępności wyznaczonej osobie do kontaktu w VES lub przypisanemu do danego wydarzenia kontaktowi wsparcia technicznego wskazanemu przez VES. VES zobowiązuje się w przypadku zakłóceń do podjęcia reakcji oraz usunięcia problemu w odpowiednim i możliwym do przyjęcia czasie, o ile zakłócenie leży w zakresie odpowiedzialności VES.

15.3. Obowiązki ZD, odpowiedzialność za nielegalne treści, zgodność z ramowymi warunkami prawnymi

15.3.1. ZD ponosi odpowiedzialność za to, by na platformie eventowej w ramach udostępnionych mu funkcji i opcji prezentacji cyfrowej nie doszło do incydentów na tle rasistowskim, dyskryminacyjnym, pornograficznym, ekstremistycznym oraz zagrażającym bezpieczeństwu nieletnich lub w inny sposób niezgodnych z prawem lub incydentów naruszających oficjalne przepisy lub wymogi, a także by takie dane nie były tworzone i/lub przechowywane na serwerze operatora platformy eventowej. W szczególności zabrania się ZD wykonywania następujących czynności na platformie eventowej:

• publikowania, rozpowszechniania, oferowania i reklamowania treści pornograficznych, usług i/lub produktów, które naruszają przepisy o ochronie nieletnich, przepisy o ochronie danych i/lub inne przepisy i/lub fałszywych treści, usług i/lub produktów;
• korzystania z treści, które mogą obrażać lub zniesławiać VES lub osoby trzecie lub szkodzić reputacji VES;
• wykorzystywania, dostarczania i rozpowszechniania treści, usług i/lub produktów, które są prawnie chronione lub obciążone prawami osób trzecich (np. prawami autorskimi) bez wyraźnego upoważnienia.

15.3.2. Ponadto, niezależnie od ewentualnego naruszenia prawa, ZD zabrania się również następujących działań podczas publikowania własnych treści za pośrednictwem platformy eventowej oraz podczas komunikowania się z innymi uczestnikami i/lub moderatorami (np. poprzez wysyłanie wiadomości prywatnych, udział w forach dyskusyjnych lub poprzez wpisy w księdze gości):

• rozprzestrzeniania wirusów, trojanów i innych złośliwych plików;
• wysyłania wiadomości-śmieci oraz łańcuszków internetowych;
• rozpowszechniania lubieżnych, obraźliwych, jednoznacznie seksualnych, obscenicznych lub zniesławiających treści lub komunikatów, a także treści lub
• komunikatów, które mogą promować lub wspierać rasizm, fanatyzm, nienawiść, przemoc fizyczną lub czyny niezgodne z prawem (w sposób wyraźny lub domniemany);
• nękania innych klientów, uczestników i/lub moderatorów, np. poprzez wielokrotne kontaktowanie się z nimi osobiście bez lub wbrew reakcji osoby, z którą się kontaktowano, a także zachęcanie lub wspieranie takiego nękania;
• żądania od innych klientów, uczestników i/lub moderatorów ujawnienia haseł lub danych osobowych w celach komercyjnych lub niezgodnych z prawem;
• rozpowszechniania i/lub publicznego powielania treści dostępnych na platformie eventowej, chyba że ZD został do tego wyraźnie upoważniony przez danego autora.

15.3.3. ZD zapewnia, że jest posiadaczem wszystkich praw, w szczególności wszystkich praw autorskich, praw użytkowania i praw ochrony pracy wykonawcy dzieła autorskiego do zamieszczonych przez niego treści. O ile ZD nie jest autorem zamieszczonych treści, zapewnia sobie prawo własności do nieograniczonego korzystania z nich. Uczestnik zapewnia posiadanie nieograniczonych praw do korzystania, zapewnia także, że przesłane treści są wolne od praw osób trzecich i że prezentacja osób nie narusza praw osobistych. ZD zapewnia, że nabył prawa wszystkich autorów, posiadaczy prawa ochrony pracy wykonawcy dzieła autorskiego, posiadaczy praw własności przemysłowej i innych uprawnionych osób wymagane do publikacji, wykorzystania i publicznego udostępnienia, w szczególności, że osoby przedstawione wyraziły wyraźną zgodę na wykorzystanie i ocenę zdjęcia w ramach aplikacji za pośrednictwem profilu ZD.

15.3.4. Strony wspólnie wyznaczają osoby do kontaktu, które są upoważnione do przekazywania i otrzymywania informacji oraz oświadczeń woli i które przyjmują pełną odpowiedzialność za planowe wykonanie usług umownych.

16. Reklama, marketing, prasa, wykłady specjalistyczne

16.1. Reklama jest dozwolona wyłącznie w obrębie stoiska (w przypadku wydarzeń stacjonarnych lub w części stacjonarnej wydarzeń hybrydowych). Prowadzenie działań reklamowych poza stoiskiem wystawcy, w szczególności na stołach, ścianach, w klatkach schodowych oraz w ciągach komunikacyjnych hali wystawienniczej, dozwolone jest wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody VES i za dodatkową opłatą. Dopuszczalność działań reklamowych na internetowej platformie eventowej zależy od pakietu usług eventowych zarezerwowanych przez ZD.

16.2. Dozwolone są wyłącznie działania reklamowe, które nie naruszają przepisów prawa lub dobrych obyczajów ani nie mają charakteru ideologicznego lub politycznego. Środki reklamowe wizualne, ruchome i dźwiękowe, odtwarzanie muzyki oraz prezentacje produktów są dozwolone w ramach obowiązujących przepisów prawnych i administracyjnych, o ile nie powodują zakłóceń dla innych klientów. VES ma prawo zakazać rozpowszechniania, rozdawania lub eksponowania materiałów reklamowych, które mogą budzić zastrzeżenia, a także zabezpieczyć ich zapasy na czas trwania wydarzenia. To samo dotyczy udostępniania na platformie eventowej treści reklamowych, które są bezprawne lub w inny sposób budzące zastrzeżenia. W takim przypadku VES może, w

skorzystać z prawa do wykluczenia i wyłączyć ZD z udziału w wydarzeniu lub zablokować jego dostęp do platformy, o ile jest stosownym wymaganie tego od ZD.

16.3. VES ma prawo do bezpłatnego wykorzystania nazwy i logo ZD w materiałach reklamowych i marketingowych (np. reklamach, stronach internetowych) w celu przygotowania, promocji i realizacji wydarzenia. ZD jest zobowiązany do dostarczenia VES logo o odpowiedniej jakości i zgodnie z wymaganiami.

16.4. Dozwolone jest fotografowanie, a także nagrywanie wideo i filmowanie eksponatów, pod warunkiem, że dany ZD wyrazi na to zgodę. VES jest upoważniony do robienia zdjęć, nagrań filmowych i wideo, a także rysunków wydarzenia, stoisk i wystawianych towarów lub do zlecania ich wykonania prasie oraz do bezpłatnego wykorzystywania ich do celów reklamowych lub ogólnych publikacji prasowych. Niniejszy punkt 16.4. stosuje się odpowiednio do cyfrowych form zapisu w wydarzeniach wirtualnych, w szczególności do zrzutów ekranu i nagrań ekranu, np. z cyfrowych powierzchni prezentacyjnych ZD.

16.5. Organizator jest uprawniony do ograniczenia lub zakazania pokazów, które zagrażają lub znacząco zakłócają przebieg wydarzenia.

17. Termin płatności

17.1. Uzgodnione opłaty (wynajem powierzchni wystawienniczej, zaliczki na koszty dodatkowe, środki reklamowe, dostęp do internetowej platformy eventowej itp.) są należne po otrzymaniu faktury.

17.2. VES jest uprawniona do żądania zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia z góry. Jeśli ZD nie dokona płatności w określonym terminie, VES może wykluczyć go z udziału w wydarzeniu. Obowiązek zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia pozostaje nienaruszony.

17.3. Koszty dojazdu na wydarzenie i powrotu, noclegów itp. ponosi ZD we własnym zakresie.

18. Anulowanie, zmiany

18.1. O ile nie określono lub nie uzgodniono inaczej w zleceniu lub w potwierdzeniu zlecenia, ZD jest uprawniony do anulowania zlecenia w formie tekstowej. W przypadku anulowania zapłaci on na rzecz VES zryczałtowane odszkodowanie w następującej wysokości:

• Anulowanie do dwunastu (12) tygodni przed datą uzgodnionego wydarzenia: 25 % uzgodnionego wynagrodzenia;
• Anulowanie do ośmiu (8) tygodni przed datą uzgodnionego wydarzenia: 50 % uzgodnionego wynagrodzenia;
• Anulowanie do sześciu (6) tygodni przed datą uzgodnionego wydarzenia: 75 % uzgodnionego wynagrodzenia;
• Anulowanie na mniej niż sześć (6) tygodni przed datą uzgodnionego wydarzenia: 100 % uzgodnionego wynagrodzenia.

ZD ma prawo udowodnić, że VES nie poniósł żadnej szkody z powodu anulowania lub że szkoda jest niższa niż stawki ryczałtowe wymienione powyżej.

18.2. VES ma ponadto prawo do wprowadzenia zmian w wydarzeniu z ważnych powodów (np. zmiany programu, formatu wydarzenia (stacjonarne, hybrydowe lub wirtualne), terminu lub harmonogramu, miejsca lub lokalizacji wydarzenia), o ile nie jest to nadmiernie niekorzystne dla ZD. VES poinformuje ZD oddzielnie w formie tekstowej o wszelkich istotnych zmianach. Wszelkie zmiany będą również ogłaszane na witrynie internetowej. ZD ma również obowiązek informowania się we własnym zakresie o takich zmianach.

Część C. Szczególne warunki dla organizatorów

19.1. ZD zobowiązuje się do udzielenia lub uzyskania wymaganych zgód i zezwoleń przewidzianych w zleceniu oraz jego załącznikach w odpowiednim czasie, tak aby nie zakłócać przebiegu prac po stronie VES i jej dostawców, a tym samym realizacji wspólnie uzgodnionych celów. Nieudzielenie lub nieterminowe udzielenie wymaganych zgód i zezwoleń może skutkować dodatkowymi kosztami, które ponosi ZD. Zgody i zatwierdzenia uznaje się za udzielone, jeżeli w terminie siedmiu (7) dni od przekazania przez VES danego przedmiotu świadczenia ZD nie przekaże VES stosownego oświadczenia. Odbiór uważa się za dokonany najpóźniej z chwilą rozpoczęcia użytkowania lub dokonania płatności wynagrodzenia.

19.2. Informacje udostępnione przez ZD stanowią podstawę usług realizowanych przez VES. ZD gwarantuje ich prawdziwość wobec VES i ponosi odpowiedzialność za wszelkie skutki prawne wynikające z podania informacji nieprawdziwych.

19.3. Jeżeli ZD nie wywiązuje się ze swoich obowiązków współdziałania, VES zobowiązana jest wezwać go w formie tekstowej do ich uzupełnienia w odpowiednim terminie. Jeżeli ZD mimo wyznaczenia terminu nie dopełni obowiązku informacyjnego, VES ma prawo, według własnego wyboru, zrealizować świadczenie na podstawie posiadanych informacji lub odstąpić od umowy. VES ma również prawo żądać zwrotu wszelkich nakładów poniesionych w ramach stosunku umownego, które okazały się bezskuteczne wskutek naruszenia obowiązków przez ZD lub które musiały zostać dodatkowo poniesione. Roszczenia VES o odszkodowanie pozostają nienaruszone.

19.4. Jeżeli konieczna będzie korekta koncepcji lub innego świadczenia w wyniku zmiany wcześniej przekazanych informacji albo z powodu uzupełnienia informacji przez ZD, będzie to zawsze traktowane jako rozszerzenie zakresu świadczenia i podlegało odrębnemu wynagrodzeniu.

19.5. Najpóźniej na pięć (5) dni roboczych przed wydarzeniem ZD zobowiązany jest podać przewidywaną liczbę uczestników. Podana liczba uczestników ma charakter wiążący i musi zostać dotrzymana.

19.6. Jeżeli z przeprowadzonej przez VES oceny ryzyka wynika konieczność zastosowania dodatkowych środków bezpieczeństwa (np. obecność ratowników medycznych), ZD jest zobowiązany do ich zapewnienia lub zlecenia ich realizacji VES.

19.7. Obsługa gastronomiczna pomieszczeń realizowana jest przez zatwierdzonych partnerów cateringowych. Po uzgodnieniu z VES, ZD może zaproponować innego dostawcę usług cateringowych. ZD nie ma prawa żądać dopuszczenia zaproponowanego dostawcy.

20. Organizator

20.1. ZD jest wyłącznym organizatorem wydarzenia realizowanego się w ramach stosunku umownego. W związku z tym ZD jako organizator ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie kwestie związane z odpowiedzialnością cywilną wobec odwiedzających, uczestników wydarzenia lub osób trzecich.

20.2. ZD jest samodzielnie zobowiązany do uzyskania, posiadania i przestrzegania wszelkich ewentualnie wymaganych zezwoleń publicznoprawnych i decyzji administracyjnych niezbędnych do realizacji wydarzenia.

20.3. ZD odpowiada według własnego uznania za zawarcie na czas trwania wydarzenia odpowiedniego, co najmniej zgodnego ze standardami rynkowymi, ubezpieczenia OC organizatora wydarzenia obejmującego szkody osobowe i rzeczowe.

20.4. ZD zwalnia VES z wszelkiej odpowiedzialności za szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z realizacją wydarzenia zgodnie z niniejszym stosunkiem umownym.

20.5. Na wszystkich materiałach drukowanych, plakatach, biletach wstępu, zaproszeniach itp. należy wskazać ZD jako organizatora w sposób wyraźny, tak aby nie było wątpliwości, że stosunek prawny powstaje między uczestnikiem wydarzenia a ZD.

20.6. W przypadku użycia nazwy „Vogel Convention Center” (dalej: „VCC”) w zapowiedziach jakiegokolwiek rodzaju (także w Internecie), materiałach drukowanych, plakatach i biletach wstępu, należy stosować wyłącznie oryginalny logotyp i/lub oryginalny znak graficzny VCC. Odpowiednie wzory są udostępniane przez VES wyłącznie w tym celu.

20.7. Jeśli ZD wynajmuje od VES urządzenia techniczne, ich sprawność musi zostać sprawdzona podczas ich przekazania. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń przy zwrocie sprzętu, naprawa lub zakup nowego urządzenia następuje na koszt ZD, także w przypadku, gdy nie można ustalić, kto spowodował szkodę.

21. Postanowienia dotyczące wynajmu pomieszczeń i przedmiotów

21.1. Wypożyczone meble muszą być traktowane przez ZD z należytą starannością.

21.2. Po zakończeniu wydarzenia ZD przekazuje VES lokal w czystym i uporządkowanym stanie. Dekoracje, sceny lub podobne przedmioty lub materiały nie mogą być mocowane do ścian, podłóg lub sufitów wynajmowanych pomieszczeń. W szczególności zabrania się używania taśm samoprzylepnych i wiercenia otworów lub podobnych ingerencji. Wyraźnie zabrania się naklejania przedmiotów na wewnętrzną i zewnętrzną stronę szyb. Montaż kratownic sufitowych jest dozwolony wyłącznie pod nadzorem kierownika hali lub po uzgodnieniu z VES. Przyłącza elektryczne lub jakakolwiek ingerencja w instalację elektryczną wymaga uprzedniej zgody VES.

21.3. Komercyjne nagrania obrazu i dźwięku lub transmisje wymagają uprzedniej pisemnej zgody VES.

21.4. VES zapewnia ogólne ogrzewanie i oświetlenie pomieszczeń.

21.5. Instalacje przyłączy mediów (dostawa i odprowadzenie) mogą być zamawiane wyłącznie za pośrednictwem VES lub wyznaczonego przez VES usługodawcy.

21.6. Koszty instalacji i zużycia wody, połączeń elektrycznych i telekomunikacyjnych, a także wszelkie inne usługi będą naliczane ZD oddzielnie.

21.7. Podstawę prawną najmu pomieszczeń przez ZD stanowią, poza niniejszymi OWH, regulamin porządkowy operatora danej lokalizacji oraz pozostałe przepisy organizacyjne, techniczne i inne, które zostaną udostępnione ZD przed rozpoczęciem wydarzenia.

21.8. ZD jest odpowiedzialny za sprzątanie wynajmowanych pomieszczeń i usuwanie odpadów. Sprzątanie należy przeprowadzić natychmiast po zakończeniu wydarzenia. Jeżeli sprzątanie i usuwanie odpadów nie zostanie należycie wykonane, VES może po wyznaczeniu odpowiedniego terminu zlecić ich realizację wyspecjalizowanej firmie na koszt ZD.

21.9. ZD jest zobowiązany samodzielnie zadbać o ochronę swojego mienia. VES nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie mienia ZD, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie lub na skutek rażącego niedbalstwa ze strony VES.

22. Przepisy dotyczące rezerwacji seminariów online

22.1. Przedmiotem rezerwacji usług w związku z seminariami online jest zasadniczo dostarczenie aplikacji do seminariów online, a także korzystanie z jej funkcji i zapewnienie przestrzeni dyskowej do przechowywania danych wprowadzonych przez ZD w uzgodnionym zakresie. Zgodnie z życzeniem ZD dane te mogą również obejmować prezentacje PowerPoint, listy uczestników i inne materiały wykorzystywane przez ZD. Uczestnicy to użytkownicy seminarium online, którzy korzystają z oferty ZD, w szczególności oferty uczestnictwa w seminarium online.

22.2. Stosunek umowny jest zawierany wyłącznie pomiędzy VES a ZD. Uczestnicy seminarium online nie stają się stroną stosunku umownego między VES a ZD.

22.3. VES nie dostarcza ZD oprogramowania umożliwiającego dostęp. Dostęp odbywa się za pośrednictwem przeglądarki kompatybilnej z oprogramowaniem i spełniającej wymagania systemowe VES. Odpowiednie wymagania systemowe znajdują się pod adresem URL Systemanforderungen – Legal Cockpit. Są to:

• standardowe łącze internetowe szerokopasmowe;
• przeglądarka internetowa zgodna z aktualnym stanem techniki;
• przy aktywnym udziale: słuchawki, mikrofon i kamera internetowa;
• przy udziale pasywnym: głośniki i słuchawki.

Maksymalna liczba uczestników seminariów online wynosi pięćset (500). W indywidualnych przypadkach strony mogą uzgodnić większą liczbę uczestników.

22.4. Wymagania systemowe są częścią umowy. ZD jest zobowiązany, odpowiednio wcześnie przed przeprowadzeniem seminarium online lub przed przystąpieniem do niego, sprawdzić możliwość nawiązania połączenia z wirtualnym pomieszczeniem konferencyjnym oraz, w razie potrzeby, usunąć we własnym zakresie wszelkie usterki techniczne leżące po jego stronie. Jeśli nawiązanie połączenia technicznego nie jest możliwe, należy w odpowiednim czasie zawiadomić o tym VES.

22.5. Do obowiązków VES nie należy udostępnienie ZD przeglądarki internetowej ani zapewnienie jej działania.

22.6. ZD jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich środków w celu uniemożliwienia osobom nieuprawnionym dostępu do seminarium online oraz interfejsu API.

22.7. ZD ponosi odpowiedzialność za to, by w ramach wirtualnych seminariów nie doszło do incydentów na tle rasistowskim, dyskryminacyjnym, pornograficznym, ekstremistycznym oraz zagrażającym bezpieczeństwu nieletnich lub w inny sposób niezgodnych z prawem lub incydentów naruszających oficjalne przepisy lub wymogi, a także by takie dane nie były tworzone i/lub przechowywane na serwerze VES. Obowiązek ten dotyczy także treści zamieszczanych przez uczestników seminariów online organizowanych przez ZD. W szczególności zabronione są następujące działania ze strony ZD oraz uczestników seminariów online:

• publikowanie, rozpowszechnianie, oferowanie i reklamowanie treści pornograficznych, usług i/lub produktów, które naruszają przepisy o ochronie nieletnich, przepisy o ochronie danych i/lub inne przepisy i/lub fałszywych treści, usług i/lub produktów;
• korzystanie z treści, które mogą obrażać lub zniesławiać VES lub osoby trzecie lub szkodzić reputacji VES;
• wykorzystywanie, dostarczanie i rozpowszechnianie treści, usług i/lub produktów, które są prawnie chronione lub obciążone prawami osób trzecich (np. prawami autorskimi) bez wyraźnego upoważnienia.

22.8. Ponadto, niezależnie od ewentualnego naruszenia prawa, ZD i uczestnikom seminariów online zabrania się również następujących działań podczas publikowania własnych treści podczas seminariów online oraz podczas komunikowania się z innymi uczestnikami i/lub moderatorami (np. poprzez wysyłanie wiadomości prywatnych, udział w forach dyskusyjnych lub poprzez wpisy w księdze gości):

• rozprzestrzeniania wirusów, trojanów i innych złośliwych plików;
• wysyłania wiadomości-śmieci oraz łańcuszków internetowych;
• rozpowszechniania lubieżnych, obraźliwych, jednoznacznie seksualnych, obscenicznych lub zniesławiających treści lub komunikatów, a także treści lub komunikatów, które mogą promować lub wspierać rasizm, fanatyzm, nienawiść, przemoc fizyczną lub czyny niezgodne z prawem (w sposób wyraźny lub domniemany);
• nękania innych klientów, uczestników i/lub moderatorów, np. poprzez wielokrotne kontaktowanie się z nimi osobiście bez lub wbrew reakcji osoby, z którą się kontaktowano, a także zachęcanie lub wspieranie takiego nękania;
• żądania od innych klientów, uczestników i/lub moderatorów ujawnienia haseł lub danych osobowych w celach komercyjnych lub niezgodnych z prawem;
• rozpowszechniania i/lub publicznego powielania treści udostępnionych w seminariach online, chyba że ZD został do tego wyraźnie upoważniony przez danego autora.

22.9. ZD zapewnia, że jest posiadaczem wszystkich praw, w szczególności wszystkich praw autorskich, praw użytkowania i praw ochrony pracy wykonawcy dzieła autorskiego do treści zamieszczonych przez niego i/lub przez dodanych przez niego moderatorów. O ile ZD nie jest autorem zamieszczonych treści, zapewnia sobie prawo własności do nieograniczonego korzystania z nich. Zapewnia on posiadanie nieograniczonych praw do korzystania, zapewnia także, że przesłane treści są wolne od praw osób trzecich i że prezentacja osób nie narusza praw osobistych. ZD zapewnia, że nabył prawa wszystkich autorów, posiadaczy prawa ochrony pracy wykonawcy dzieła autorskiego, posiadaczy praw własności przemysłowej i innych uprawnionych osób wymagane do publikacji, wykorzystania i publicznego udostępnienia, w szczególności, że osoby przedstawione wyraziły wyraźną zgodę na wykorzystanie i ocenę zdjęcia w ramach aplikacji za pośrednictwem profilu ZD.

22.10. Każda ze stron wyznacza osobę do kontaktu, która jest upoważniona do przekazywania i otrzymywania informacji oraz oświadczeń woli i która przyjmuje pełną odpowiedzialność za planową realizację usług umownych.

23. Wynagrodzenie, ceny, zaliczka

23.1. Strony uznają za obowiązujące ceny określone w zleceniu dla poszczególnych świadczeń, powiększone o podatek VAT obowiązujący w dniu realizacji usługi.

23.2. W przypadku świadczenia przez VES dodatkowych usług na żądanie ZD, usługi te podlegają odrębnemu wynagrodzeniu. Obowiązują w tym zakresie ceny wskazane w zleceniu. Jeśli zlecenie nie zawiera żadnych szczegółów cenowych dla świadczonych usług dodatkowych, zastosowanie ma odpowiedni cennik VES dla danej usługi.

23.3. W przypadku zlecenia usług o łącznej wartości przekraczającej 10 000,00 € netto (liczonej według wszystkich zamówionych świadczeń), ZD jest zobowiązany do zapłaty zaliczki w wysokości 35 % wartości zlecenia w momencie zawarcia umowy. Niezależnie od tego, VES jest w każdej chwili uprawniona do żądania zaliczki od ZD.

23.4. Faktury są płatne w terminie trzydziestu (30) dni od ich otrzymania i muszą być wpłacone na konto VES.

23.5. Prace przygotowawcze, próby oraz montaż i demontaż dostarczonych przez ZD przedmiotów muszą być uzgodnione na piśmie. W przeciwnym razie są one w całości zaliczane do czasu trwania wydarzenia i podlegają odrębnemu wynagrodzeniu.

23.6. Przedmioty wniesione przez ZD, które nie zostaną usunięte po zakończeniu wydarzenia, mogą zostać usunięte odpłatnie i/lub zdeponowane na koszt ZD u osoby trzeciej. VES nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody dotyczące wniesionych przedmiotów.

24. Termin realizacji usług przez VES

24.1. Terminy wykonania świadczeń przez VES określane są na podstawie uzgodnień między VES a ZD, którzy w zleceniu ustalają wspólny harmonogram, i w razie potrzeby mogą być aktualizowane.

24.2. W przypadku opóźnienia świadczenia z przyczyn leżących po stronie VES, jeżeli charakter świadczenia na to pozwala, termin dodatkowy wyznaczany przez ZD wynosi dwa (2) tygodnie i zaczyna biec od momentu doręczenia pisemnego powiadomienia o wyznaczeniu dodatkowego terminu.

25. Czas trwania, wypowiedzenie, anulowanie, zmiany wydarzenia

25.1. Obowiązuje ustalony w zleceniu okres obowiązywania umowy, a także wskazane tam okresy wypowiedzenia. W przypadku umowy zawartej na czas określony ZD nie przysługuje prawo do jej zwykłego wypowiedzenia.

25.2. W przypadku istotnych naruszeń postanowień umownych, VES może rozwiązać stosunek umowny ze skutkiem natychmiastowym po tekstowym wezwaniu o zaniechanie naruszenia. Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym może również nastąpić ustnie podczas wydarzenia, jeśli bezpieczeństwo i porządek publiczny zostaną w znacznym stopniu zakłócone. W takim przypadku ZD jest zobowiązany niezwłocznie opuścić teren wydarzenia oraz zwrócić wszystkie wynajęte przedmioty. Jeżeli ZD nie zastosuje się do tego żądania, VES będzie uprawniona do eksmisji na koszt i ryzyko ZD.

25.3. Prawo do wypowiedzenia umowy w trybie nadzwyczajnym pozostaje nienaruszone. Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym może nastąpić zwłaszcza wtedy, gdy: (i) jedna ze stron narusza istotne obowiązki umowne, (ii) jedna ze stron wielokrotnie narusza obowiązki nieistotne i nie usuwa naruszeń mimo wezwania, (iii) wobec jednej ze stron zostaje wszczęte postępowanie upadłościowe lub wszczęcie takiego postępowania jest nieuchronne.

25.4. Jeśli niniejsza umowa zostanie rozwiązana lub anulowana przez ZD przed rozpoczęciem jej realizacji lub przed rozpoczęciem wydarzenia, lub jeśli ZD odstąpi od umowy z przyczyn niezależnych od VES, lub jeśli wydarzenie zostanie anulowane z powodu siły wyższej, VES naliczy zryczałtowaną opłatę za anulowanie w następującej wysokości:

a. opłata za anulowanie w wysokości 50 % wartości zamówienia do sześciu (6) miesięcy przed wydarzeniem;
b. opłata za anulowanie w wysokości 75 % wartości zamówienia w okresie od sześciu (6) do trzech (3) miesięcy przed wydarzeniem;
c. opłata za anulowanie w wysokości 90 % wartości zamówienia, jeśli mniej niż trzy (3) miesiące przed wydarzeniem

VES zastrzega sobie prawo do dochodzenia dalszych roszczeń odszkodowawczych.

25.5. VES ma prawo odstąpić od umowy, jeżeli

1. kaucje i zaliczki nie są wpłacane w terminie;
2. istnieją uzasadnione podstawy, by sądzić, że wydarzenie mogłoby w istotny sposób zakłócić prawidłowy przebieg działalności operacyjnej, zagrażać bezpieczeństwu publicznemu lub zaszkodzić reputacji VES;
3. wymagane pozwolenia administracyjne nie zostały uzyskane lub nie zostały przedstawione w terminie;
4. ZD wprowadził VES w błąd co do celu i treści planowanego wydarzenia.

25.6. VES ma również prawo do wprowadzenia zmian w wydarzeniu z ważnych powodów (np. zmiany programu, formatu (wydarzenie stacjonarne, hybrydowe lub wirtualne), terminu, harmonogramu, miejsca lub lokalizacji), o ile jest to możliwe do zaakceptowania przez ZD. O istotnych zmianach VES poinformuje ZD odrębnie w formie tekstowej. Wszelkie zmiany będą również publikowane na witrynie internetowej. ZD ma również obowiązek informowania się we własnym zakresie o takich zmianach.