A fecha de: 11.04.2025

Términos y Condiciones Generales
de Vogel Event Solutions GmbH
para clientes publicitarios, expositores y patrocinadores

Parte A. Condiciones generales de contratación para todo tipo de pedidos

1. Ámbito de aplicación de las CGC

1.1. Las presentes Condiciones Generales de Contratación (CGC) se aplicarán a todas las declaraciones de voluntad, contratos y actos jurídicos o similares a negocios jurídicos de Vogel Event Solutions GmbH, Max-Planck-Straße 7/9, 97082 Würzburg (en lo sucesivo «VES«), frente a los contratistas y clientes (en lo sucesivo «clientes«), en particular en el marco de pedidos para clientes publicitarios y pedidos para expositores y patrocinadores (en lo sucesivo «pedido»; áreas de negocio Clientes publicitarios, Expositores y Patrocinadores denominadas conjuntamente en los sucesivo también «área de negocio ventas»).

La parte A de estas CGC contiene condiciones generales que se aplican igualmente a las condiciones especiales para expositores y patrocinadores de la parte B y para porganizadores de la Parte C. Las condiciones especiales de la Parte B y de la parte C son independientes entre sí en cuanto a su validez.

1.2. Las presentes CGC se aplicarán exclusivamente a los empresarios en el sentido del artículo 14 (1) del Código Civil alemán (BGB).

1.3. El cliente es cualquier persona física o jurídica o sociedad con capacidad jurídica que envíe a VES una solicitud, haga un pedido a VES o para la que VES actúe de cualquier otro modo.

1.4. Los términos y condiciones contrarias a o divergentes de estas CGC no serán de aplicación a menos que se acuerde expresamente por escrito con VES. Estas CGC también se aplicarán si VES presta servicios sin reservas a sabiendas de que las condiciones del participante son contrarias a estas CGC o divergen de ellas.

1.5. VES podrá modificar estas CGC por razones fundadas, si bien este derecho de modificación no se aplicará a las obligaciones contractuales esenciales. Las modificaciones se notificarán al cliente por escrito o electrónicamente. El cliente podrá oponerse a la versión actualizada en el plazo de dos (2) semanas a partir de la recepción de la notificación. La continuación de la relación contractual sin objeción tras la recepción de la notificación se considerará como aceptación de las modificaciones. Una objeción injustificada a las CGC podrá constituir motivo extraordinario de rescisión en casos concretos.

1.6. Estas CGC se aplicarán en la versión más actual válida en el momento de la celebración del negocio jurídico o de la existencia de una relación similar a un negocio jurídico. A menos que se acuerde lo contrario, también se aplicarán a todas las negocios jurídicos futuros o relaciones similares a los negocios jurídicos, incluso si no se acuerdan expresamente de nuevo. La versión actual de estas CGC puede consultarse en la dirección URL https://legal.vogel.de/legal-cockpit/ves/agb/

2. Conclusión del contrato

Las ofertas de VES constituyen una invitación al cliente a presentar una oferta para concluir un pedido. Un pedido entre las partes se considerará concluido cuando el cliente haya presentado a VES una oferta vinculante para concluir un contrato, al menos en forma de texto, y el cliente haya recibido la aceptación vinculante por parte de VES de los servicios en los términos contenidos en la misma y con sujeción a las presentes CGC.

3. Relaciones contractuales y contenido contractual

3.1. VES es una agencia de eventos para soluciones personalizadas de eventos B2B en el ámbito online y offline con propias sedes de eventos en Würzburg.

3.2. El cliente podrá encargar a VES la planificación, organización y coordinación de eventos (online y offline) y servicios relacionados. El cliente proporcionará a VES toda la información necesaria para este fin. Además, el cliente y VES designarán cada uno a una persona para que actúe como persona de contacto respectiva entre las partes.

3.3. Además, como expositor o patrocinador, el cliente podrá reservar con VES servicios y contenidos de los respectivos paquetes de servicios para uno o más eventos, en particular encargar a VES la provisión de espacio de exposición (en el caso de formato de evento presencial o híbrido) o la provisión de espacio de presentación virtual y acciones digitales en la respectiva plataforma de eventos en línea (en el caso de formato de evento híbrido y digital). El cliente no tendrá derecho a ser admitido a un evento.

3.4. Los servicios adeudados por VES de conformidad con las secciones 3.2 y 3.3 se denominarán en lo sucesivo de manera uniforme «objeto del servicio». VES no es responsable de la consecución de ningún éxito comercial en particular.

3.5. Los detalles del evento (fecha, lugar, programa, detalles técnicos, etc.) serán especificados por las partes en el pedido en forma de texto y de manera vinculante. Las tareas y obligaciones de ejecución de VES también se establecen en el pedido y sus anexos. VES no está obligada a comprobar la admisibilidad legal de la publicidad (en particular, competencia, etiquetado, legislación alimentaria y farmacéutica) a menos que se acuerde expresamente lo contrario por escrito.

3.6. VES está autorizada, a su discreción, a realizar los servicios por sí misma, a utilizar a terceros competentes como auxiliares ejecutivos en la prestación de servicios contractuales y/o a sustituir dichos servicios (en adelante, «servicios de terceros«). La contratación de terceros como parte de un servicio de terceros correrá a cargo de VES, que facturará los costes incurridos al cliente.

3.7. Salvo acuerdo contrario, las facturas deberán abonarse sin deducción alguna en un plazo de treinta (30) días naturales a partir de la fecha de facturación. Los gastos de viaje en que incurra VES en relación con la prestación de los servicios serán reembolsados por el cliente. Los gastos de viaje incluyen, en particular, los costes de los medios de transporte (avión, taxi, coche de alquiler o tren) y de alojamiento. En el caso de los vuelos, sólo se reembolsarán los gastos en clase turista, en el caso de viajes en tren, sólo en segunda clase, y del alojamiento, sólo en un hotel de cuatro estrellas.

3.8. Los acuerdos contractuales entre las partes siguen el siguiente orden de precedencia:

• Pedido, incluidos sus posibles anexos,
• las presentes CGC, en su última versión,
• las disposiciones legales.

En caso de contradicción, se aplicarán las bases contractuales en el orden indicado.

4. Garantía

Si los servicios prestados por VES tienen carácter de contrato de obra, se aplicarán las siguientes disposiciones:

4.1. El cliente deberá notificar inmediatamente por escrito a VES cualquier defecto del servicio. En la medida en que la subsanación sea posible y factible con un esfuerzo razonable, VES tendrá derecho a subsanar los defectos de los que sea responsable.

4.2. Sólo existe defecto si el objeto del servicio no posee la calidad contractualmente acordada o no es adecuado para el uso previsto por el contrato. Las desviaciones insignificantes no constituyen un defecto.

4.3. En caso de rechazo, imposibilidad, fallo o retraso inaceptable en la subsanación, el cliente podrá, a su discreción, exigir la rescisión del contrato o la reducción de la remuneración.

4.4. Los derechos de garantía del cliente prescribirán en un plazo de seis (6) meses tras la aceptación de los servicios en cuestión.

4.5. Queda excluido el derecho del cliente a la auto-reparación.

4.6. VES sólo será responsable de los daños consecuenciales de conformidad con las disposiciones sobre responsabilidad establecidas en las presentes CGC. No obstante, esta exención de responsabilidad no se aplicará si existiera una garantía de calidad que cubriera el efectivo daño consecuencial y si este daño radicara en la ausencia de esta calidad.

5. Responsabilidad

5.1. Salvo que se estipule lo contrario en las disposiciones restantes, VES sólo será responsable frente al cliente de los daños y perjuicios por incumplimiento de obligaciones contractuales o extracontractuales en los casos de dolo y negligencia grave.

5.2 VES sólo será responsable por negligencia leve en caso de incumplimiento de una obligación contractual esencial (obligación cardinal), quedando limitada la responsabilidad a los daños previsibles típicos del contrato. Las obligaciones cardinales son aquellas obligaciones cuyo cumplimiento sea fundamental para la correcta ejecución del contrato y en cuya observancia pueda confia regularmente la otra parte.

5.3 En el caso de daños indirectos atípicos e imprevisibles, la responsabilidad se limita a la suma del importe de la remuneración contractual que el cliente haya abonado a VES durante el periodo de dos (2) años anterior a la ocurrencia del hecho dañoso en el marco de la relación contractual específica. En caso de daños consecuenciales y lucro cesante, la responsabilidad se limitará a los daños previsibles típicos del contrato.

5.4 Las limitaciones de responsabilidad también se aplican a los representantes legales, ejecutivos y auxiliares ejecutivos de VES.

5.5 Las limitaciones establecidas en las secciones 5.1 a 5.4 no se aplican a la responsabilidad por lesiones a la vida, la integridad física o la salud.

5.6 VES no se hace responsable de la información factual sobre los productos del cliente contenida en el objeto del servicio ni de la protegibilidad, en virtud de la legislación sobre derechos de autor, diseños, marcas comerciales o marcas registradas, de las ideas, propuestas, conceptos, borradores (etc.) suministrados como parte del pedido.

6. Confidencialidad y protección de datos

6.1. Las partes tratarán todos los documentos, informaciones y datos que reciban para la ejecución del contrato y que vayan denominados como confidenciales como tales y solo los utilizarán para la ejecución del respectivo pedido. En particular, los pedidos concluidos entre las partes también se considerarán confidenciales. Las partes impondrán la obligación correspondiente a sus empleados y a terceros implicados en el pedido, en particular a los subcontratistas. Estas obligaciones seguirán existiendo, incluso después de la finalización del pedido respectivo por el motivo que fuere, durante dos años más, calculados a partir de la finalización del contrato.

VES tratará confidencialmente los datos transmitidos según la tecnología más avanzada; no obstante, debido a la comunicación electrónica de datos VES no puede garantizar una confidencialidad del 100 %.

6.2. VES declara que sus empleados y auxiliares ejecutivos están obligados a mantener una estricta confidencialidad y a respetar la protección de datos, y que VES ha adoptado todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en la legislación aplicable en materia de protección de datos. Si el objeto del servicio requiere la celebración de un contrato de encargo de tratamiento en términos de protección de datos, puede solicitarse tal contrato de encargo de tratamiento.

7. Cesión y compensación

El cliente sólo podrá ceder los derechos y obligaciones derivados del presente contrato con el previo consentimiento por escrito de VES. El cliente sólo podrá compensar las pretensiones de VES con pretensiones indisputables o que se hubieran constatado por sentencia firme.

8. Fuerza mayor u otros acontecimientos

Los casos de fuerza mayor u otros acontecimientos imprevisibles o inevitables de los que VES no sea responsable y que dificulten significativamente o imposibiliten de manera temporal la prestación de los servicios contractuales, incluyendo pandemias, huelgas, cierres patronales y órdenes oficiales, darán derecho a VES a posponer la prestación de sus servicios durante el tiempo que dure el impedimento, más un periodo razonable de puesta en marcha. VES informará inmediatamente al cliente de la aparición de tales impedimentos. Si los retrasos resultantes de un acontecimiento de acuerdo con la frase 1 anterior superan un periodo de seis (6) semanas y si no es posible ni aceptable un ajuste del contrato para ambas partes, ambas partes quedarán liberadas de sus obligaciones de cumplimiento acordadas en el contrato. Los servicios prestados por VES serán remunerados por el cliente de acuerdo con la parte proporcional que le corresponda. En tal caso, quedan excluidas las reclamaciones por daños y perjuicios.

9. Forma

Salvo que se estipule lo contrario en el pedido correspondiente o en las presentes CGC, se aplicará el requisito de forma textual a todos los acuerdos entre VES y el cliente.

10. Extracción de datos

VES se reserva expresamente el derecho a utilizar sus contenidos para la extracción comercial de textos y datos en el sentido del artículo 44b de la UrhG [Ley Alemana de Propiedad Intelectual].

11. Autopromoción

VES y sus empresas afiliadas en el sentido del artículo 15 de la AktG [Ley Alemana de Sociedades Anónimas] están autorizadas a utilizar los resultados del trabajo o extractos de los pedidos, así como el nombre y la marca del cliente con fines de autopromoción, en particular con fines de publicidad de referencia y de forma gratuita – incluso después de la finalización del período contractual.

12. Lugar de cumplimiento, fuero y cláusula de salvedad

12.1. El lugar de cumplimiento es Würzburg.

12.2. El fuero competente para todos los litigios que surjan entre VES y el cliente será Würzburg.

12.3. Se aplicará sólo la legislación de la República Federal de Alemania, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

12.4. La invalidez o nulidad de una o varias disposiciones de las presentes CGC no afectará a la validez del resto de las disposiciones de las CGC o al resto del pedido. Esto se aplica también a la subsanación de lagunas contractuales.

Parte B. Condiciones especiales para expositores y patrocinadores

Estas condiciones especiales se aplican, de manera complementaria a las disposiciones de la Parte A, para pedidos realizados por el cliente que encarga a VES la provisión de espacio para eventos presenciales y eventos híbridos o, en el caso de eventos híbridos y digitales, la provisión de instalaciones de presentación virtual y acceso a la plataforma de eventos online para sus actividades de expositor y patrocinador de acuerdo con el paquete de servicios de eventos seleccionado por el cliente.

13. Participación

13.1 La admisión a un espacio de exposición o al área online en un evento, notificada al cliente por VES, se refiere únicamente al cliente registrado y a los bienes de exposición, servicios y materiales de presentación confirmados en la notificación de acuerdo con las especificaciones del respectivo paquete de servicios del evento reservado por el cliente.

13.2 VES podrá revocar la admisión si ésta se ha concedido sobre la base de información incorrecta o incompleta, o si las condiciones de autorización dejan de aplicarse posteriormente. El cliente no tendrá ningún derecho a ser admitido.

14. Condiciones marco especiales para eventos presenciales, en el caso de formatos de eventos híbridos, para la parte presencial de los servicios

14.1 Asignación de plazas

14.1.1. VES proporcionará el espacio de exposición en el área ofertada inscrita de acuerdo con las especificaciones del respectivo paquete de servicios del evento contratado y de acuerdo con las disposiciones de esta Parte B. En el caso de formato de evento híbrido, VES también proporcionará al cliente acceso a la plataforma de eventos online de acuerdo con el paquete de servicios para eventos contratado en cada caso y de conformidad con las disposiciones aplicables a los eventos digitales (Sección 15).

14.1.2. Las peticiones especiales del cliente (por ej., ubicación, vecindad, diseño del stand, exclusión de competidores, etc.) sólo se considerarán vinculantes si VES las confirma expresamente en la admisión.

14.1.3. Si fuera necesario por razones técnicas o de organización imperativas, VES tendrá derecho a asignar al cliente un espacio de exposición en una ubicación diferente a la del espacio de exposición, a cambiar el tamaño del espacio de exposición, a reubicar o cerrar las entradas y salidas al recinto ferial, siempre que sea aceptable para el cliente.

14.1.4. Sin el consentimiento previo de VES, no está permitida la cesión total o parcial a otras personas de los derechos del cliente derivados del contrato de alquiler. Lo mismo se aplica a la cesión del espacio de exposición asignado al cliente autorizado, total o parcialmente, a otras personas.

14.2. Prestaciones técnicas, servicios

14.2.1. VES se ocupará de la calefacción, limpieza e iluminación generales de la nave de exposición.

14.2.2. La instalación de conexiones de suministro y de desagüe sólo podrá encargarse a través de VES o de un proveedor de servicios encargado por VES.

14.2.3. Los costes de instalación y consumo de las conexiones de agua, electricidad y telecomunicaciones para los stands individuales y todos los demás servicios se facturarán al cliente por separado.

14.2.4. Además de las presentes CGC, la base contractual para la participación del cliente en los eventos será el reglamento interno del operador del respectivo lugar del evento y las disposiciones organizativas, técnicas y de otro tipo, que se enviarán al cliente antes del inicio del evento.

14.3. Limpieza, eliminación de residuos

VES asumirá la limpieza del recinto, así como de las naves y pasillos. El cliente se ocupará de la limpieza del espacio de exposición y de la eliminación de residuos. La limpieza deberá completarse diariamente antes del inicio del evento. En caso de que la limpieza y la eliminación de residuos no se realicen correctamente, VES podrá contratar a una empresa especializada, con cargo al cliente, tras emitir el correspondiente aviso con plazo.

14.4. Custodia

El cliente está obligado a custodiar sus propios bienes. VES no se hace responsable de la pérdida y/o daños a la propiedad del cliente a menos que VES haya causado el daño de forma intencionada o por negligencia grave.

14.5. Funcionamiento y devolución de los stands

14.5.1. El stand debe cumplir las directrices técnicas y legales. En caso necesario, el cliente deberá obtener y cumplir por su cuenta las autorizaciones y requisitos oficiales, así como los requisitos de construcción y técnico-operativos. En caso de incumplimiento, VES tendrá derecho a realizar modificaciones por cuenta del cliente y, si fuera necesario, a disponer el cierre del stand.

14.5.2. El cliente es el único responsable de la seguridad vial en su stand, incluidas todas las entradas.

14.5.3. El stand deberá ser accesible a los visitantes durante las horas de apertura del evento. Si el stand no se opera conforme a los acuerdos contractuales, VES podrá retirar el stand a cargo del cliente y asignar el espacio a otro interesado. El cliente no tendrá derecho al reembolso de las tasas del stand, a menos que demuestre que VES ha podido obtener beneficios de la reasignación del espacio del stand.

14.5.4. El montaje y el desmontaje del stand deberán realizarse en los plazos previstos. Si ello pudiera perturbar el evento, no se permitirá el montaje y desmontaje ni otras modificaciones. Si el montaje y el desmontaje del stand no se completan dentro de los plazos especificados, se deberá pagar una penalización contractual objetiva por valor del 25 % del precio del alquiler del stand más IVA, además del propio alquiler del stand. Esto se aplica en particular al desmontaje del stand antes del inicio del periodo oficial de desmontaje el último día del evento.

14.5.5. El espacio deberá devolverse al finalizar el evento en el mismo estado en que se encontraba antes de su entrega al cliente. Los daños o el ensuciamiento causados por el cliente podrán ser subsanados por cuenta del cliente sin previo aviso.

15. Servicios en línea para eventos híbridos y digitales

15.1. Acceso a la plataforma de eventos en línea, requisitos del sistema

15.1.1. El objeto de la contratación de servicios en relación con eventos digitales o la parte organizada digitalmente de eventos híbridos es, en general, la provisión de acceso a la plataforma de eventos, así como el uso de las funcionalidades de la plataforma de eventos y, en su caso, la provisión de espacio de almacenamiento para los datos a los que el cliente ha dado acceso en la plataforma de eventos en el volumen acordado.

15.1.2. VES no proporcionará al cliente ningún software de acceso. Por lo general, el acceso se realiza a través de un navegador compatible con la plataforma del evento que cumpla los requisitos del sistema de VES. Salvo que se indique lo contrario en la descripción del servicio del respectivo paquete de servicios del evento, estos requisitos del sistema son:

• una conexión estándar a Internet de banda ancha;
• un navegador de Internet de última generación
• en caso de participación activa: auriculares, micrófono y webcam/cámara;
• en caso de participación pasiva: altavoces y auriculares.

El número máximo de participantes en los seminarios digitales es de quinientos (500). Las partes podrán acordar individualmente un número superior de participantes.

15.1.3. Los requisitos del sistema forman parte integrante del contrato. El cliente deberá comprobar a tiempo, antes de participar en el evento digital o híbrido, si se puede establecer la conexión con la plataforma del evento y, en caso necesario, subsanar a tiempo los fallos técnicos existentes de los que sea responsable. En caso de que no pueda establecerse una conexión técnica con la plataforma del evento, se deberá informar a VES con la debida antelación.

15.1.4. VES no adeuda al cliente la puesta a disposición y/o funcionalidad del navegador.

15.1.5. El cliente deberá tomar las precauciones necesarias para evitar el acceso a la plataforma del evento por parte de personas no autorizadas.

15.2. Disponibilidad de la plataforma para eventos, otros niveles de servicio

15.2.1. VES garantiza la disponibilidad de la plataforma del evento, incluyendo la accesibilidad y la posibilidad de acceso para el cliente, que sea necesaria para la realización exitosa del respectivo evento.

1. VES no se hace responsable de averías, en particular de las dificultades debidas a fallos y/o mal funcionamiento de sistemas técnicos y/o componentes de red ajenos al ámbito de responsabilidad de VES; esto incluye
   • fallos causados por ataques informáticos entrantes. Esto no se aplicará si VES está obligada a utilizar programas de protección antivirus y éstos no eran de última generación en el momento del ataque informático;
   • fallos causados por un uso inadecuado del software o hardware por parte del cliente
2. trabajos de mantenimiento acordados con el expositor o trabajos de mantenimiento imprevistos de los que VES no es responsable o soluciones provisionales acordadas (por ej., uso de otra plataforma de eventos como alternativa).

15.2.3. El cliente está obligado a notificar inmediatamente a la persona de contacto de VES designada o al contacto de asistencia de VES designado y responsable del evento en cuestión cualquier fallo, restricción o falta de disponibilidad que pueda reconocer. En caso de avería, VES garantiza responder y remediar la situación en un plazo adecuado y aceptable, siempre que la avería entre dentro del ámbito de responsabilidad de VES.

15.3. Obligaciones del cliente, responsabilidad por contenidos ilícitos, cumplimiento de las condiciones marco legales

15.3.1. El cliente será responsable de garantizar que no se creen y/o almacenen en el servidor del operador de la plataforma de eventos contenidos racistas, discriminatorios, pornográficos, aquellos que puedan poner en riesgo la protección de menores, políticamente extremistas o ilegales por cualquier otro motivo, o contenidos que infrinjan normativas o requisitos oficiales, en el ámbito de las funciones y opciones de presentación digital de que dispone en la plataforma de eventos. En particular, el cliente tiene prohibidas las siguientes acciones en la plataforma de eventos:

• la colocación, distribución, oferta y publicidad de contenidos, servicios y/o productos pornográficos, que infrinjan las leyes de protección de menores, las leyes de protección de datos y/u otras leyes y/o fraudulentos;
• el uso de contenidos que puedan ofender o difamar a VES o a terceros o dañar la reputación de VES;
• el uso, prestación y difusión de contenidos, servicios y/o productos que estén legalmente protegidos o gravados con derechos de terceros (por ej. derechos de autor) sin estar expresamente autorizado para ello.

15.3.2. Además, el cliente también tiene prohibidas las siguientes actividades, independientemente de cualquier infracción de la ley, cuando publique su propio contenido a través de las funcionalidades de la plataforma del evento y cuando se comunique con otros participantes y/o moderadores (por ej. enviando mensajes personales, participando en foros de debate o escribiendo entradas en el libro de visitas):

• la distribución de virus, troyanos y otros archivos dañinos;
• el envío de correos basura o spam y cartas en cadena;
• la difusión de contenidos o comunicaciones lascivos, ofensivos, con connotaciones sexuales, obscenos o difamatorios, así como contenidos o comunicaciones que puedan promover o apoyar el racismo, el fanatismo, el odio, la violencia física o actos ilícitos (en cada caso, explícita o implícitamente);
• el acoso a otros clientes, participantes y/o moderadores, por ejemplo, poniéndose en contacto con ellos personalmente de forma reiterada sin la reacción de la persona contactada o en contra de ella, así como fomentando o apoyando dicho acoso;
• solicitar a otros clientes, participantes y/o moderadores que revelen contraseñas o datos personales con fines comerciales o ilegales o ilícitos;
• la difusión y/o reproducción pública de contenidos disponibles en la plataforma del evento, a menos que el cliente esté expresamente autorizado para ello por el respectivo autor.

15.3.3. El cliente garantiza que es el propietario de todos los derechos, en particular de todos los derechos de autor, derechos de utilización y derechos de autor conexos de los contenidos publicados por él. En la medida en que el cliente no sea el autor del contenido publicado, garantiza que es el propietario del derecho ilimitado de utilización del mismo. Garantiza que es titular de los derechos de explotación sin restricciones, que el contenido presentado está libre de derechos de terceros y que no se han violado derechos personales en la representación de personas. El cliente garantiza que ha adquirido los derechos de todos los autores, titulares de derechos de autor conexos, titulares de derechos de propiedad industrial y otras personas autorizadas necesarios para la publicación, explotación y puesta a disposición del público, en particular que las personas representadas han dado su consentimiento expreso a la explotación y evaluación de la imagen en el marco de la solicitud a través del perfil del cliente.

15.3.4. Las partes se designarán mutuamente personas de contacto autorizadas para entregar y recibir información y declaraciones de voluntad, y que asumirán la plena responsabilidad de la ejecución prevista de los servicios contractuales.

16. Publicidad, marketing, prensa, conferencias especializadas

16.1. Está permitida la publicidad dentro del stand (en caso presencial o híbrido para la parte presencial). Fuera del stand de exposición – en particular en mesas, superficies murales, en las escaleras y en los pasillos de las naves de exposición – la publicidad sólo está permitida con el consentimiento previo de VES y a título oneroso. En la plataforma online del evento dependerá del paquete de servicios del evento contratado por el cliente si la publicidad está permitida o no.

16.2. Sólo están permitidas las medidas publicitarias que no infrinjan la normativa legal o la moralidad o que no sean de naturaleza ideológica o política. Los medios publicitarios visuales, móviles y acústicos, las reproducciones musicales y las presentaciones de productos están permitidos en cumplimiento de la normativa legal/oficial, siempre que no afecten de forma injustificada a otros clientes. VES está autorizada a prohibir la publicación, distribución y exhibición de material publicitario que pueda dar lugar a objeciones y a mantener bajo custodia las existencias de material publicitario durante la duración del evento. Lo mismo se aplica a la puesta a disposición del público en la plataforma del evento de material o contenido publicitario ilegal o que pueda dar lugar a objeciones. En este caso, VES podrá, en función de la gravedad de la infracción y del alcance de la queja, ejercer sus derechos domiciliarios y, en particular, excluir al cliente de la participación en el evento o bloquear el su acceso a la plataforma del evento, siempre que ello no resulte inaceptable para el cliente.

16.3. VES tiene derecho a utilizar gratuitamente el nombre y el logotipo del cliente en materiales publicitarios y de marketing (por ej. anuncios, páginas web) para la preparación, promoción y realización del evento. El cliente está obligado a proporcionar a VES un logotipo con la calidad y los requisitos adecuados.

16.4 Están permitido fotografiar, así como las grabaciones de vídeo y filmaciones de los objetos expuestos, en la medida en que el cliente respectivo lo permita. VES tiene derecho a realizar fotografías, filmaciones y grabaciones de vídeo, así como dibujos del evento, de los stands y de las mercancías expuestas, o a encargar su realización a la prensa, y a utilizarlos gratuitamente con fines publicitarios o para publicaciones de prensa general. Este apartado 16.4 se aplica correspondientemente a las opciones de grabación digital para formatos de eventos digitales, en particular para capturas de pantalla y screencasts, por ejemplo de las áreas de presentación digital del cliente.

16.5. El organizador tiene derecho a restringir o prohibir presentaciones que pongan en peligro o perjudiquen significativamente el funcionamiento del evento.

17. Vencimiento de los pagos

17.1. Las tarifas acordadas (alquiler del espacio de exposición, anticipos por costes accesorios, medidas publicitarias, acceso a la plataforma de eventos en línea, etc.) vencerán en el momento de la recepción de la factura.

17.2. VES tiene derecho a exigir el pago por adelantado de las tasas acordadas. Si el cliente no paga en la fecha de pago acordada, VES podrá excluirle de la participación en el evento. Ello no afectará a la obligación de pagar las tasas acordadas.

17.3. Los gastos de viaje de ida y vuelta, alojamiento y similares correrán a cargo del cliente.

18. Anulación, cambios

18.1. Salvo que se indique o acuerde otra cosa en el pedido o en la confirmación del pedido, el cliente tendrá derecho a anular el pedido, ateniéndose a la anulación en forma de texto. En caso de anulación, el cliente deberá abonar a VES una indemnización a tanto alzado de acuerdo con la siguiente escala:

• Anulación hasta 12 semanas antes de la fecha del evento acordada: 25 % de la remuneración acordada;
• Anulación hasta 8 semanas antes de la fecha del evento acordada: 50 % de la remuneración acordada;
• Anulación hasta 6 semanas antes de la fecha del evento acordada: 75 % de la remuneración acordada;
• Anulación menos de 6 semanas antes de la fecha del evento acordada: 100% de la remuneración acordada.

El cliente tendrá derecho a demostrar que VES no ha sufrido pérdida alguna como consecuencia de la anulación o que la pérdida es inferior a las cantidades a tanto alzado arriba indicadas.

18.2. Por lo demás VES tiene derecho a modificar el evento por causas importantes (por ej. cambios en el programa, el formato (presencial, híbrido o digital), la fecha o el horario, la ubicación o el lugar), siempre que ello no le cause un perjuicio indebido al cliente. VES informará al cliente por separado y en forma de texto de cualquier cambio importante. Todos los cambios se comunicarán también en la página web. Es responsabilidad del cliente informarse de dichos cambios él mismo.

Parte C. Condiciones especiales para organizadores

Estas condiciones especiales se aplicarán, además de lo dispuesto en la Parte A, a los pedidos realizados por el cliente que encargue a VES la planificación, organización y coordinación de un evento y otros servicios relacionados, cuyos detalles (fecha, lugar, desarrollo, detalles técnicos, etc.) se especifiquen en el pedido.

19. Obligaciones de cooperación, autorizaciones, aprobaciones

19.1. El cliente dará o solicitará las autorizaciones y aprobaciones previstas en el pedido y sus anexos con la suficiente puntualidad para que no se vea perjudicado el flujo de trabajo de VES y sus proveedores ni, por tanto, los objetivos acordados conjuntamente. La falta o el retraso de la obtención de las autorizaciones y aprobaciones pueden ocasionar gastos adicionales, que correrán a cargo del cliente. Las autorizaciones y aprobaciones se considerarán concedidas si VES no ha recibido una declaración a tal efecto del cliente en un plazo de 7 días a partir del envío por parte de VES del respectivo objeto del servicio al cliente. La aceptación se considerará efectuada a más tardar en el momento de la utilización o del pago de la remuneración.

19.. La información proporcionada por el cliente sirve de base esencial para los servicios de VES. El cliente garantiza la exactitud de la información a VES y se hace responsable de todas las consecuencias legales que pudieran surgir de información incorrecta proporcionada.

19.3. Si el cliente no cumple con su deber de cooperación, VES deberá requerírselo en forma de texto y en un plazo razonable. Si el cliente, a pesar del plazo, no cumpliera con su deber de facilitar la información, VES tendrá derecho, a su discreción, a prestar su servicio sobre la base de la información ya proporcionada o a rescindir el contrato. Asimismo, VES podrá exigir una indemnización por todos los gastos en los que VES haya incurrido en el marco de la relación contractual y que, como consecuencia del incumplimiento del deber por parte del cliente, hayan resultado inútiles o en que hayan tenido que ser incurridos adicionalmente. No se verá afectada cualquier otra reclamación por daños y perjuicios.

19.4. Si un plan diseñado u otro servicio debiera modificarse debido a la corrección de información ya proporcionada o debido a la facilitación retrasada de información, ésto siempre se considerará una ampliación de los servicios y dará lugar a una remuneración adicional.

19.5. El número previsto de participantes deberá anunciarse a más tardar 5 días laborables antes del evento. Este número de participantes declarado se considerará vinculante y deberá ser respetado.

19.6. Si una evaluación de riesgos realizada por VES mostrara que fuera necesario tomar precauciones de seguridad adicionales (por ej. la provisión de personal sanitario o similares), el cliente estará obligado a tomar las precauciones adecuadas o a encargar a VES con ello.

19.7. El catering de los locales correrá a cargo de las empresas de catering autorizadas. El cliente podrá, habiéndolo negociado con VES, proponer un servicio de catering diferente. Ello no implica ningún derecho a que el proveedor propuesto sea aprobado.

20. Organizador

20.1. El cliente es el único organizador del evento llevado a cabo en el marco del contrato. En su calidad de organizador, el cliente asumirá la responsabilidad exclusiva de todas las cuestiones de responsabilidad frente a los visitantes y participantes del evento o frente a terceros.

20.2. El cliente estará obligado a solicitar, presentar y cumplir todas las autorizaciones o condiciones de derecho público que sean necesarias para la realización del evento.

20.3. El cliente es responsable de contratar, a su discreción, un seguro adecuado de responsabilidad civil de organizadores que cubra posibles daños personales y materiales, que cumpla, como mínimo, las condiciones habituales del mercado.

20.4. El cliente eximirá a VES de cualquier responsabilidad por daños personales y materiales que se pudiera derivar de la realización del evento de conformidad con el presente contrato.

20.5. En todos los materiales impresos, carteles, entradas, invitaciones, etc. deberá figurar el cliente como organizador para indicar que existe una relación jurídica entre el visitante del evento y el cliente.

20.6. Cuando se mencione el nombre «Vogel Convention Center» (en lo sucesivo «VCC«) en anuncios de todo tipo (también en Internet), material impreso, carteles y entradas, solo se podrán utilizar las letras originales de VCC y/o el logotipo original de VCC. Las plantillas correspondientes se proporcionarán exclusivamente y para este fin por VES.

20.7. Si el cliente alquila equipos técnicos a VES, se deberá comprobar el buen estado de todos los equipos en el momento de la entrega. Si se detectan daños a la hora de devolver el equipo, se repararán o sustituirán a cargo del cliente, incluso si no se pudiera determinar quién causó dichos daños.

21. Disposición respectiva al alquiler de locales y objetos

21.1. El cliente deberá tratar el mobiliario alquilado con el debido cuidado.

21.2. Los locales deberán devolverse a VES limpios y barridos tras finalizar del evento. No se podrán fijar decoraciones, escenarios u objetos o materiales similares a las paredes, suelos o techos de los locales alquilados. En particular, no se podrá utilizar cinta adhesiva ni hacer agujeros o similares. Queda expresamente prohibido realizar adhesiones en el interior o exterior de los cristales. Los travesaños sólo podrán colgarse de los techos bajo la supervisión del responsable de la nave o previa consulta con VES. La conexión eléctrica o cualquier intervención en las instalaciones eléctricas requiere el consentimiento previo de VES.

21.3. Las grabaciones o transmisiones comerciales de imagen y sonido requieren el consentimiento previo por escrito de VES.

21.4. VES se ocupará de la calefacción e iluminación generales de los locales.

21.5. La instalación de conexiones de suministro y desagüe sólo podrá encargarse a través de VES o de un proveedor de servicios encargado por VES.

21.6. Los costes de instalación y consumo de las conexiones de agua, electricidad y telecomunicaciones y todos los demás servicios se facturarán al cliente por separado.

21.7. Además de las presentes CGC, la base contractual para el alquiler de los locales por parte del cliente será el reglamento interno del operador del respectivo lugar y las disposiciones organizativas, técnicas y de otro tipo, que se enviarán al cliente antes del inicio del evento.

21.8. El cliente asumirá la limpieza del local alquilado y la eliminación de residuos. La limpieza deberá completarse inmediatamente después de finalizar el evento. En caso de que la limpieza y la eliminación de residuos no se realicen correctamente, VES podrá encargarlas a una empresa especializada, con cargo al cliente, tras emitir el correspondiente aviso con plazo.

21.9. El cliente está obligado a custodiar sus propios bienes. VES no se hace responsable de la pérdida y/o daños a la propiedad del cliente a menos que VES haya causado el daño de forma intencionada o por negligencia grave.

22. Disposiciones para la reserva de seminarios en línea

22.1. El objeto de la contratación de servicios en relación con seminarios en línea es, por regla general, la provisión de la aplicación de software para seminarios en línea, así como el uso de sus funcionalidades y, en su caso, la provisión de espacio de almacenamiento para los datos a los que el cliente ha dado acceso en el volumen acordado. A petición del cliente, los datos también pueden incluir presentaciones de PowerPoint, listas de participantes y otros materiales utilizados por él. Participantes son aquellos usuarios del seminario en línea que hacen uso de una oferta del cliente, en particular una oferta destinada a participar en un seminario en línea.

22.2. La relación contractual se establece exclusivamente entre VES y el cliente. Los participantes del seminario en línea no formarán parte de la relación contractual entre VES y el cliente.

22.3. VES no proporcionará al cliente ningún software de acceso. El acceso se realiza a través de un navegador compatible con la aplicación que cumpla los requisitos del sistema de VES. Se puede acceder a los respectivos requisitos del sistema a través de la URL System Requirements – Legal Cockpit. Estos requisitos son

• una conexión estándar a Internet de banda ancha;
• un navegador de Internet de última generación;
• en caso de participación activa: auriculares, micrófono y webcam/cámara;
• en caso de participación pasiva: altavoces y auriculares.

El número máximo de participantes en los seminarios en línea es de quinientos (500). Las partes podrán acordar individualmente un número superior de participantes.

22.4. Los requisitos del sistema forman parte integrante del contrato. El cliente deberá comprobar a tiempo, antes de realizar o participar en un seminario en línea, si se puede establecer la conexión con las salas de conferencia virtuales y, en caso necesario, subsanar a tiempo los fallos técnicos existentes de los que sea responsable. En caso de que no pueda establecerse la conexión técnica, deberá informarse a VES con la debida antelación.

22.5. VES no adeuda al cliente la puesta a disposición y/o la funcionalidad del navegador.

22.6. El cliente deberá tomar las precauciones necesarias para evitar el acceso al seminario en línea y el uso de la API por parte de personas no autorizadas.

22.7. El cliente será responsable de garantizar que en el contexto de los seminarios en línea no se produzcan incidentes racistas, discriminatorios, pornográficos, aquellos que puedan poner en riesgo la protección de menores, políticamente extremistas o ilegales por cualquier otro motivo, ni incidentes que infrinjan normativas o requisitos oficiales, ni se creen y/o almacenen los datos correspondientes en el servidor de VES. Esta obligación del cliente se aplica también a los contenidos publicados por los participantes en los servicios ofertados por el cliente. En particular, el cliente y los participantes de los seminarios en línea tienen prohibidas las siguientes acciones:

• la colocación, distribución, oferta y publicidad de contenidos, servicios y/o productos pornográficos que infrinjan las leyes de protección de menores, las leyes de protección de datos y/u otras leyes y/o fraudulentos;
• el uso de contenidos que puedan ofender o difamar a VES o a terceros o dañar la reputación de VES;
• el uso, prestación y difusión de contenidos, servicios y/o productos que estén legalmente protegidos o gravados con derechos de terceros (por ej. derechos de autor) sin estar expresamente autorizado para ello.

22.8. Además, el cliente y los participantes de los seminarios en línea también tienen prohibidas las siguientes actividades, independientemente de cualquier infracción de la ley, cuando publiquen su propio contenido en el contexto de los seminarios en línea y cuando se comuniquen con otros participantes y/o moderadores (por ej. enviando mensajes personales, participando en foros de debate o escribiendo entradas en el libro de visitas):

• la distribución de virus, troyanos y otros archivos dañinos;
• el envío de correos basura o spam y cartas en cadena;
• la difusión de contenidos o comunicaciones lascivos, ofensivos, con connotaciones sexuales, obscenos o difamatorios, así como contenidos o comunicaciones que puedan promover o apoyar el racismo, el fanatismo, el odio, la violencia física o actos ilícitos (en cada caso, explícita o implícitamente);
• acoso a otros clientes, participantes y/o moderadores, por ejemplo, poniéndose en contacto con ellos personalmente de forma reiterada sin la reacción de la persona contactada o en contra de ella, así como fomentando o apoyando dicho acoso;
• solicitar a otros clientes, participantes y/o moderadores que revelen contraseñas o datos personales con fines comerciales o ilegales o ilícitos;
• la difusión y/o reproducción pública de contenidos disponibles en los seminarios en línea, a menos que el cliente esté expresamente autorizado para ello por el respectivo autor.

22.9. El cliente garantiza que es el propietario de todos los derechos, en particular de todos los derechos de autor, derechos de utilización y derechos conexos del contenido publicado por él y/o los moderadores añadidos por él. En la medida en que el cliente no sea el autor del contenido publicado, garantiza que es el propietario del derecho ilimitado de utilización del mismo. Garantiza que es el titular de los derechos de explotación sin restricciones, que el contenido presentado está libre de derechos de terceros y que no se han violado derechos personales en la representación de personas. El cliente asegura que ha adquirido los derechos de todos los autores, titulares de derechos de autor conexos, titulares de derechos de propiedad industrial y otras personas autorizadas necesarios para la publicación, explotación y puesta a disposición del público, en particular que las personas representadas han dado su consentimiento expreso a la explotación y evaluación de la imagen en el marco de la solicitud a través del perfil del cliente.

22.10. Las partes se designarán mutuamente personas de contacto autorizadas para entregar y recibir información y declaraciones de voluntad, y que asumirán la plena responsabilidad de la ejecución prevista de los servicios contractuales.

23. Remuneración, precios, anticipos

23.1. Los precios indicados en el pedido para los respectivos servicios se considerarán acordados entre las partes, más el impuesto sobre el valor añadido aplicable en el momento de la ejecución.

23.2. Si VES presta servicios adicionales a petición del cliente, éstos se remunerarán por separado y aplicándose respectivamente los precios indicados en el pedido. Si en él no se detallaran los precios de los servicios adicionales prestados, se aplicará la lista de precios de VES para el servicio correspondiente.

23.3. Cuando se encarguen servicios con un volumen neto superior a 10.000,00 euros (calculado sobre la base de todos los servicios ercargados), el cliente deberá abonar un anticipo del 35 % del importe del pedido en el momento de concluir el contrato. Por lo demás, VES tendrá derecho a exigir un anticipo al cliente en cualquier momento.

23.4. Las facturas vencerán a los 30 días de su recepción y deberán abonarse en la cuenta de VES.

23.5. Las labores preparatorias, los ensayos, así como la instalación y retirada de los objetos colocados deberán acordarse por escrito; de lo contrario, se contabilizarán íntegramente en la duración del evento y deberán abonarse.

23.6. Los objetos colocados que no hayan sido retirados una vez finalizado el evento, podrán ser retirados y/o almacenados en lugar ajeno corriendo los gastos a cuenta del organizador. No se asumirá ningún tipo responsabilidad por dichos objetos.

24. Vencimiento de los servicios de VES

24.1. La fecha de vencimiento de los servicios de VES se basa en los acuerdos entre VES y el cliente, que establecerán un calendario conjunto en el contrato y lo ajustarán en caso necesario.

24.2. En caso de retrasos en la ejecución de los que sea responsable VES, la duración del periodo de gracia, en la medida en que sea posible dada la naturaleza de los servicios que debe prestar VES, será establecida por el cliente y se fijará en 2 semanas. Éste periodo comenzará a contar a partir de su recepción por escrito por parte de VES.

25. Duración, rescisión, anulación, cambios en el evento

25.1. Se aplicarán la duración del contrato y los plazos de anulación especificados en el pedido. Si se trata de un contrato de duración determinada, el cliente no tendrá derecho ordinario de rescisión.

25.2. En caso de incumplimientos considerables de las disposiciones contractuales, VES podrá rescindir el contrato sin previo aviso tras una advertencia en forma de texto. La rescisión sin preaviso también podrá efectuarse verbalmente durante un evento si la seguridad y el orden públicos se ven perturbados de forma significativa. En este caso, el cliente está obligado a desalojar y entregar inmediatamente todos los bienes alquilados. Si el cliente no atiende este requerimiento, VES tendrá derecho a llevar a cabo el desalojamiento por cuenta y riesgo del cliente.

25.3. El derecho extraordinario de rescisión no se verá afectado. Existe causa justificada para la rescisión, en particular si (i) una de las partes incumple obligaciones fundamentales o (ii) incumple reiteradamente obligaciones no fundamentales derivadas del contrato y no subsana dicho incumplimiento en un plazo razonable, habiéndosele requerido por la otra parte, o (iii) se ha incoado un procedimiento concursal sobre el patrimonio de la otra parte o la apertura de dicho procedimiento resulta inminente.

25.4. Si el cliente rescindiera o anulara el presente contrato antes de su ejecución o antes del inicio del evento por motivos, de los que VES no sea responsable, o si el evento se cancelara por causas de fuerza mayor, VES cobrará una tasa de cancelación de acuerdo con la siguiente escala:

1. Tasa de cancelación del 50 % del volumen del pedido hasta 6 meses antes del evento;
2. Tasa de cancelación del 75 % del volumen del pedido entre 6 y 3 meses antes del evento;
3. gastos de cancelación del 90 % del volumen del pedido menos de 3 meses antes del evento.

VES se reserva el derecho de hacer valer ulteriores reclamaciones por daños y perjuicios.

25.5. VES tendrá derecho a rescindir el contrato si

1. las fianzas y los anticipos no se abonan a tiempo;
2. existen motivos razonables para suponer que el evento amenaza con poner en peligro de forma significativa el buen funcionamiento de la empresa, la seguridad pública o la reputación del lugar de evento;
3. faltan las autorizaciones oficiales requeridas o no se faciliten a su debido tiempo;
4. el cliente induce a error sobre la finalidad y el contenido del evento previsto.

25.6. Por lo demás VES tiene derecho a modificar el evento por causas importantes (por ej., cambios en el programa, el formato (presencial, híbrido o digital), la fecha o el horario, la ubicación o el lugar), siempre que sea aceptable para el cliente. VES informará al cliente por separado en forma de texto de cualquier cambio importante. Todos los cambios se comunicarán también en la página web. Es responsabilidad del cliente informarse de dichos cambios él mismo.