WIADOK - Auftragsverarbeitungsvertrag

Stand vom 03.09.2025

Präambel

Der Auftraggeber möchte die WIADOK GmbH & Co. KG mit den unter 3. genannten Leistungen beauftragen. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung, deren Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

1. Begriffsbestimmungen

Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DSGVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.

2. Angabe der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Auftragnehmer ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5
30159 Hannover

3. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Im Rahmen der Leistungserbringung gemäß dem zwischen den Parteien geschlossenen Hauptvertrag, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer mit personenbezogenen Daten umgeht, für die der Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften fungiert. Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit dem Umgang des Auftragnehmers mit Auftraggeber-Daten zur Durchführung des Hauptvertrages.
Die Laufzeit und Kündigung dieses Vertrags richtet sich nach den Bestimmungen zur Laufzeit und Kündigung des Hauptvertrags, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben. Eine Kündigung des Hauptvertrags bewirkt automatisch auch eine Kündigung dieses Vertrags. Eine isolierte Kündigung dieses Vertrags ist ausgeschlossen.
Im Fall widersprüchlicher Regelungen zwischen dieser Vereinbarung und dem Hauptvertrag gelten die Regelungen dieser Vereinbarung vorrangig in Bezug auf datenschutzrechtliche Pflichten.

4. Konkretisierung des Auftragsinhalts

Art, Umfang und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten: Der Auftragnehmer erhebt, verarbeitet und verarbeitet die Auftraggeber-Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers i.S.v. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Der Auftraggeber bleibt im datenschutzrechtlichen Sinn verantwortliche Stelle („Herr der Daten“). Dem Auftraggeber obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.
Der Auftragnehmer darf die Auftraggeber-Daten ausschließlich in der Art, in dem Umfang und zu den Zwecken erheben und verwenden, die abschließend in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt sind. Die Erhebung und Verwendung der Auftraggeber-Daten durch den Auftragnehmer betrifft ausschließlich die in Anlage 1 zu diesem Vertrag abschließend festgelegten Datenarten und den dort bestimmten Kreis der Betroffenen. Jede davon abweichende oder darüber hinausgehende Erhebung oder Verwendung von Auftraggeber-Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, insbesondere eine Verwendung der Auftraggeber- Daten zu eigenen Zwecken.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

5. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 2].
Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

6. Weisungsrecht

Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
Die Weisungen des Auftraggebers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.
Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer zu dokumentieren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

7. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontakt daten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO [Einzelheiten in Anlage 2].
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

8. Informationspflichten des Auftragnehmers

Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder Textform informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen.

eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht um weitere Weisungen.
Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.
Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach Anlage 2 hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
Ein Wechsel in der Person des betrieblichen Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartners für den Datenschutz ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DSGVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
An der Erstellung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen

9. Unterauftragsverhältnisse

Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer hiermit die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter hinsichtlich der Verarbeitung von Auftraggeber-Daten hinzuzuziehen. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses hinzugezogenen weiteren Auftragsverarbeiter ergeben sich aus Anlage 3.

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter informieren. Dem Auftraggeber steht im Einzelfall ein Recht zu, Einspruch gegen die Beauftragung eines potentiellen weiteren Auftragsverarbeiters zu erheben. Ein Einspruch darf vom Auftraggeber nur aus wichtigem, dem Auftragnehmer nachzuweisenden Grund erhoben werden. Soweit der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Benachrichtigung Einspruch erhebt, erlischt sein Einspruchsrecht bezüglich der entsprechenden Beauftragung. Erhebt der Auftraggeber Einspruch, ist der Auftragnehmer berechtigt, den Hauptvertrag und diesen Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
Der Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem weiteren Auftragsverarbeiter muss letzterem dieselben Pflichten auferlegen, wie sie dem Auftragnehmer kraft dieses Vertrages obliegen. Die Parteien stimmen überein, dass diese Anforderung erfüllt ist, wenn der Vertrag ein diesem Vertrag entsprechendes Schutzniveau aufweist bzw. dem weiteren Auftragsverarbeiter die in Art. 28 Abs. 3 DSGVO festgelegten Pflichten auferlegt sind.

10. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

11. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

12. Anfragen und Rechte Betroffener

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DSGVO.
Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.

13. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

14. Haftung

Für die Haftung des Auftragnehmers nach diesem Vertrag gelten die Haftungsausschlüsse und – begrenzungen gemäß dem Hauptvertrag. Soweit Dritte Ansprüche gegen den Auftragnehmer geltend machen, die ihre Ursache in einem schuldhaften Verstoß des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder gegen eine seiner Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher haben, stellt der Auftraggeber den Auftragnehmer von diesen Ansprüchen auf erstes Anfordern frei.
Der Auftraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer auch von allen etwaigen Geldbußen, die gegen den Auftragnehmer verhängt werden, in dem Umfang auf erstes Anfordern freizustellen, in dem der Auftraggeber Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

15. Außerordentliches Kündigungsrecht

Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will. Bei einfachen – also weder vorsätzlichen noch grob fahrlässigen – Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Verstoß abstellen kann.

16. Beendigung des Hauptvertrags

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung sämtliche ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen. Zu entsorgende Unterlagen werden datenschutzkonform entsorgt.

17. Schlussbestimmungen

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Osnabrück.

ANLAGE 1:

Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung, Art der Daten und Kreis der Betroffenen

1. Zweck der Datenverarbeitung

Erstellung, Formatierung, postalischer und elektronischer Versand der Zeitschrift als PDF, gedruckt oder als Newsletter an Mandanten des Auftraggebers

Bereitstellung der Kanzlei-App des Auftraggebers

Bereitstellung von Online-Tools und News auf der Website des Auftraggebers

Hosting und Wartung der Website des Auftraggebers

Hosting und Wartung der Mandanten-Cloud des Auftraggebers

WIADOK Connect Cloud

Bereitstellung von interaktiven Formularen („Funnel“) auf der Website des Auftraggebers

2. Art und Umfang der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten des Auftragsnehmers und dessen Kunden (Mandanten). Die Daten werden nur in dem Umfang erhoben und verarbeitet, wie es für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen und Produkte erforderlich ist.

3. Art der Daten:

Für die Erstellung und den Versand von Zeitschriften und E-Mails werden personenbezogene Daten der Mitarbeiter und Mandanten des Auftraggebers verarbeitet: Firmenname, Name, Vorname, Titel, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Geburtsdatum. Zudem können statistische Informationen des Nutzungsverhaltens der Mandanten durch den Auftragnehmer aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung beinhaltet folgende Informationen: Zustellungszeitpunkt, Öffnungszeitpunkt, Lese- und Klickzeitpunkte. Die Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des jeweiligen Mandanten.
Im Rahmen des Website- und Cloud-Hostings werden Daten (Dateien und Ordnerstrukturen) des Auftraggebers verarbeitet, die dieser selbst verwaltet bzw. in die Cloud hochlädt oder Daten die Mandanten des Auftraggebers hochladen. Zusätzlich werden folgende statistische Informationen gespeichert: Erstellungs- und Änderungszeitpunkte von Ordnern und Dateien, anonymisierte IP-Adressen, Aufgerufene URLs. Die Daten werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht.

4. Kreis der Betroffenen:

Mitarbeiter und Kunden (Mandanten) des Auftraggebers.

ANLAGE 2:

Technisch-organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle

Unbefugten ist der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

Verschiedene Kontrollverfahren gewährleisten, dass Unbefugten der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen verwehrt ist. Hierzu zählen insbesondere

Alarmanlage
- Manuelles Schließsystem
- Sicherheitsschlösser
- Schlüsselregelung (dokumentierte Schlüsselausgabe)
- Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
- Sorgfältige Auswahl von Wachpersonal

Zugangskontrolle

Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Verschiedene Kontrollverfahren gewährleisten, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten nicht genutzt werden können. Hierzu zählen insbesondere

Zuordnung von Benutzerrechten
- Erstellen von Benutzerprofilen
- Passwortvergabe
- Authentifikation mit Benutzername / Passwort
- Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
- Gehäuseverriegelungen
- Einsatz von VPN-Technologie
- Sicherheitsschlösser

Schlüsselregelung (dokumentierte Schlüsselausgabe)
Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
Sorgfältige Auswahl von Wachpersonal
Einsatz von Intrusion-Detection-Systemen
Einsatz von Anti-Viren-Software
Einsatz einer Hardware-Firewall

Zugriffskontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Verschiedene Kontrollverfahren gewährleisten, dass Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Hierzu zählen insbesondere

Nachhaltige Pflege des Berechtigungskonzepts
Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert
Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel
Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 32757)
Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)
Protokollierung der Vernichtung

Trennungskontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. Verschiedene Verfahren gewährleisten, dass Daten getrennt voneinander verarbeitet werden können. Hierzu zählen insbesondere

Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen
- Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
- Berechtigungskonzept für eingeschränkten Zugriff
- Markierung aller Datensätze mit der ID des Auftraggebers
- Trennung von Daten und Zuordnungsdatei in getrennten Tabellen
- Festlegung von Datenbankrechten
- Trennung von Produktiv- und Testsystem

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Weitergabekontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

Verschiedene Kontrollverfahren gewährleisten, dass Daten bei der Weitergabe nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Hierzu zählen insbesondere

Verwendung von Standleitungen bzw. VPN-Tunneln
- Zugriff ausschließlich über verschlüsselte
- Internetverbindungen (HTTPS)
- Weitergabe von Daten in passwortgeschützter Form (z.B. geschützte Excel Dateien)
- Erstellen einer Übersicht von regelmäßigen Abruf- und Übermittlungsvorgängen

Eingabekontrolle

Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

Dies wurde umgesetzt durch:

Protokollierung des Bearbeiters auf Datensatzebene(bei Anlage und Bearbeitung)

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verfügbarkeitskontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Verschiedene Datensicherungsverfahren gewährleisten, dass personenbezogene und andere schutzwürdige Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Hierzu zählen insbesondere

Verwendung mehrfach redundanter RAID 5 Systeme auf den Serversystemen
Tägliche Vollsicherung des gesamten Systems auf 2 getrennte Sicherungssysteme
Aufbewahrung von mindestens 7 Vollsicherungen (letzte 7 Tage)

Gelöschte Daten können innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Sicherungen innerhalb von 1 Tag (24 Stunden) wiederhergestellt werden. (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO);

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Auftragskontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

Personenbezogene Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorschriften nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeitet und insbesondere auch nicht an unbefugte Dritte weitergegeben.
- Der Weisungsrahmen ist insbesondere durch den schriftlich geschlossenen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag unter besonderer Berücksichtigung der Pflichtinhalte gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO vorgegeben. Gleiches gilt für auftragsbezogene Auskünfte; sie werden ausschließlich an den Auftraggeber oder im Rahmen seiner Weisungen erteilt. Die Kontrollrechte durch den Auftraggeber sind vertraglich fixiert. Ein Datenschutz-Management-System sowie ein Incident- Response-Management sind eingerichtet und etabliert. Für die Mitarbeitenden stehen firmeneigene Datenschutz Webinare zur Verfügung inkl. eines Datenschutz Schulungssystem mit Zertifikat. Risikobewertung und Datenschutzfolgeabschätzung werden durchgeführt; es erfolgt eine Regelmäßige Überprüfung der IT-Systeme
- Ein Vertrags-Management-System (bspw. für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten) ist etabliert

Es findet außerdem keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement und strenge Auswahl der Dienstleister statt.

ANLAGE 3:

Genehmigte Unterauftragnehmer

Nimblu PlusServer GmbH (Managed Server Hosting für WIADOK Publisher)
Hohenzollernring 72, 50672 Köln Deutschland

Hetzner Online GmbH (Managed Server Hosting für Kleinanwendungen)
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Konmedia GmbH (Unterstützung in der technischen Entwicklung des WIADOK Publishers)
Gartenstraße 10, 77815 Bühl, Deutschland

BlueLane GmbH (Externer Druckdienstleister)
Im Altgefäll 9, 75181 Pforzheim, Deutschland

Digital Ocean (Hoster der Connect Cloud Datenbank – Standardsvertragsklauseln abgeschlossen)
101 Avenue of the Americas, 10th Floor, Suite 1105, 10013 New York, USA